Gestão de tempo: como organizar o seu dia

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Saiba como se organizar e ter mais tempo livre!

Só quem conhece sabe o quanto a gestão de tempo é transformadora na vida! Até porque, uma coisa é certa, as pessoas estão sobrecarregadas. 

Uma pesquisa feita pela Universidade de Cambridge, que englobou pessoas de todas as idades, mostrou que uma a cada três pessoas estão sobrecarregadas.

Vivemos em um mundo ocupado e cheio.

E a gestão de tempo existe para tentar diminuir essa realidade. Seu objetivo é ajudar as pessoas a organizarem suas demandas do dia a dia equilibrarem suas obrigações, trabalho e vida pessoal.

Por isso, preparamos esse conteúdo – cheio de dicas – para te ajudar a conquistar a gestão de tempo. Leia até o final e anote tudo que precisa.

Você sabe o que é gestão de tempo?

Trabalhar, cuidar da casa, estudar, cuidar do pet, visitar a família, cuidar dos filhos, olhar redes sociais, postar fotos, passar tempo com os amigos, se exercitar, cozinhar, ser saudável, praticar yoga, meditar, cuidar das plantas e, ainda por cima, tirar um tempo para si mesmo e se divertir.

É coisa demais para a gente ter que balancear.

Com todas essas responsabilidades, você se considera uma pessoa com boa gestão de tempo?

Antes de responder essa pergunta, é importante que você analise se realmente sabe o significado de gestão de tempo.

Sabe aquela pessoa super ocupada, que passa o dia trabalhando e você considera bem-sucedido e produtivo?

Essa pode ser uma das pessoas que mais precisam da gestão do tempo! É importante entender que estar sempre ocupado não significa organização, mas sim o oposto.

Gestão de tempo, portanto, representa o processo de dividir e planejar todas as suas tarefas dentro do tempo que você possui disponível, aumentando a produtividade, eficiência e eficácia das demandas do indivíduo.

Sabe aquela sensação no final do dia que você não parou de trabalhar e não fez metade das suas tarefas? Esse é um sinal que você precisa melhorar sua gestão de tempo.

Mas sabe quando é fim da semana, às 15h da tarde, e você já finalizou todas as demandas, com a casa arrumada e pronto para “sextar”? Esse é o nosso objetivo.

Por que gestão de tempo é importante?

Tem coisa pior do que passar o dia na correria e mesmo assim não finalizar nada? A gestão de tempo resolve esse problema!

Mas, se esse benefício não é suficiente para você inserir essa prática no dia a dia, preparamos uma lista de motivos para você começar:

Possuir uma vida menos estressante

Adulto que é adulto sabe o quanto a finalização de um projeto, ter uma demanda atrasada ou uma casa desarrumada pode ser estressante. 

Com organização, o fluxo das duas demandas funcionará melhor, fazendo você conseguir cumprir prazos e, dessa forma, levar uma vida menos estressante.

Isso pode influenciar na prevenção até de problemas mais sérios, como depressão, ansiedade e síndrome de burnout.

Tem coisa mais relaxante do que uma deadline cumprida?

Conquistar tempo livre

Ao possuir uma rotina organizada e segui-la à risca, as demandas são completadas mais rapidamente e, consequentemente, aquele tempo de estresse se tornará um tempo livre para você aproveitar.

É melhor passar um dia inteiro em um documento ou completá-lo em quatro horas e depois poder descansar?

Maior produtividade

Com uma rotina funcional e personalizada, as coisas tendem a andar nos trilhos.

É um efeito dominó: quando uma coisa dá certo, todas as outras, em seguida, vão se arrumando também.

Assim, quando você perceber, sua produtividade vai estar lá em cima e todas as suas demandas vão estar com check.

Ter autoconfiança e ser referência

Ao ser uma pessoa produtiva e organizada, é natural que você se torne referência ao seu redor.

Ao se ajudar, você poderá ajudar outras pessoas também.

E, não se engane, é quando a gente ajuda os outros que a gente aprende ainda mais.

Cumprir prazos

Com organização, é natural que suas demandas sejam cumpridas de maneira mais eficaz e rápida.

Com isso, os prazos conseguirão ser mais facilmente cumpridos. Afinal, quanto mais tempo disponível, mais resultados.

Ter mais tempo para a sua vida pessoal

A gente sabe que a vida não é só sobre trabalho. Se você não tem tempo para aproveitar com quem ama, por que está trabalhando tanto?

Assim, a gestão de tempo permite que você abra espaço no seu dia para aproveitar com as pessoas mais queridas

No geral, uma gestão de tempo ruim ainda pode levar você a:

  • Perder prazos;
  • Produzir entregas com qualidade prejudicada;
  • Gerar um dia a dia estressante;
  • Desencadear síndrome de burnout;
  • Prejudicar sua reputação profissional;
  • Retirar seu tempo para laços pessoais;

Melhores ferramentas de gestão de tempo

O ser humano tem seus limites, não é? A gente não é capaz de decorar e organizar tudo na nossa cabeça.

Mas, com a tecnologia, existem milhares de ferramentas de organização e planejamento que podem te ajudar. 

Listamos algumas abaixo para você começar a testar.

#1 – Trello

Ferramenta para gerenciamento de projetos, o Trello funciona a partir de um quadro com diferentes tarefas e colunas.

Nele, você pode adicionar anexos, links, checklists, prazos, outros colaboradores e o que mais imaginar.

Muito usado dentro das organizações, o Trello também pode ser manuseado com objetivos pessoais, seja para organizar um projeto autônomo, tarefas do dia a dia ou qualquer função que consiga imaginar.

Ele possui uma versão gratuita e oferece versão de teste grátis, com sua versão paga sendo a partir de R$ 28,00 ao ano.

#2 – Ferramentas do Google

O Google possui uma série de soluções que podem mudar a sua vida:

Todas essas ferramentas podem te ajudar a concentrar todos seus documentos em um só lugar, uma nuvem segura e privada.

Além disso, há ferramentas como:

Que são super funcionais e podem ser o guia das suas tarefas do dia.

Ademais, todas as ferramentas do Google são gratuitas e estão disponíveis para seu uso.

#3 – Todoist

Lançado em 2007, o Todoist é um gerenciador de tarefas organizado e funcional.

Com o propósito de deixar sua semana e responsabilidades mais visuais, a ferramenta possui controle de horas, lembretes, relatórios, tags de prioridades, etiquetas de modalidades, modelos e muito mais.

É completamente gratuito, bastando apenas fazer o cadastro para acesso.

#4 – Rescue Time

É ruim demais procrastinar! Pensando nisso, o Rescue Time é uma ferramenta de monitoramento do uso das páginas web.

Ele fornece um relatório completo de onde você está passando tempo e te ajuda a identificar quais redes sociais podem estar te atrapalhando, possuindo uma versão gratuita e paga.

#5 – Evernote

Ferramenta fácil e intuitiva, é útil para concentrar todas as informações importantes em um único local.

O Evernote possui diversas funcionalidades, como gerenciar projetos, criar listas de atividades, controlar prazos, gerar lembretes e acrescentar anotações a qualquer momento. 

Por seu armazenamento ser na nuvem, você pode acessar as informações por qualquer dispositivo disponível e seu uso possui versão gratuita e paga.

Confira também: 9 dicas dos ninjas para você organizar melhor a sua rotina!

05 estratégias para um bom gerenciamento de tempo

Depois de ter ouvido tantas informações, você pode estar se perguntando como funciona o processo na prática.

Por isso, separamos 05 dicas essenciais para você inserir no seu dia a dia hoje e ter resultado!

Anote todas elas (afinal, essa é uma das estratégias) e trabalhe para colocá-las em prática.

#1 – Liste todas as suas tarefas sempre

Durante um dia, temos muita coisa para dar conta: casa, trabalho, família, a si mesmo.

Por isso, é importante que você tenha uma lista de todas as tarefas que precisa fazer, como:

  • Regar as plantas;
  • Finalizar inscrição em um projeto;
  • Finalizar documento mensal do trabalho;
  • Fazer marmita para a semana;
  • Pagar mensalidade da academia;
  • Dar banho no cachorro;
  • Comprar presente de aniversário do afilhado.

Tudo que for uma tarefa e que você precisará realizar, anote.

Ao transcrever suas responsabilidades, seu cérebro consegue relaxar e entender que não precisa se preocupar no momento, pois a anotação será um lembrete para você realizar.

#2 – Priorize o que for urgente

Um grande problema na gestão de tempo das pessoas é dedicarem grande parte do seu dia em atividades pequenas e irrelevantes (no sentido de urgência).

Para uma boa gestão de tempo, é importante saber identificar quais são as tarefas de maior prioridade e que devem ser feitas no momento.

Você pode conhecer e utilizar a matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência).

#3 – Tenha um calendário para o macro, mas realize uma tarefa de cada vez

Aqui vão duas dicas em uma só!

Primeiro de tudo, tenha um calendário e aprenda a utilizá-lo. Ele permite que você  veja sua semana de uma maneira macro e objetiva, além de te lembrar de reuniões e eventos importantes.

Mas, ao utilizar a agenda, é importante não tentar fazer o mundo todo de uma vez. Uma tarefa de cada vez é o suficiente para você conseguir cumprir todos os seus objetivos.

#04 – Organize seu espaço de trabalho e evite distrações

Quando você trabalha em um lugar desorganizado, sua mente também tende a ficar desorganizada.

É importante manter o seu espaço de trabalho arrumado, limpo e funcional, com objetos que serão úteis próximo a sua cadeira.

Além disso, procure identificar distrações e pense em como você pode eliminá-las do ambiente.

Por exemplo, se você passar 04 horas por dia no Instagram, por que não deixar o seu celular guardado na sala enquanto você está trabalhando no escritório?

#05 – Respeite você: descanse e saiba dizer não

Ao trabalhar cansado, você produzirá entregas de qualidade prejudica e ainda demorará mais para produzi-las, tendo em vista sua exaustão.

Momentos de descanso são essenciais para a criatividade, o bem-estar e a saúde mental do indivíduo.

Ao receber novas propostas de trabalho, observe sua rotina e identifique se você realmente está apto para, com saúde, realizar.

Leia também: Como ter mais criatividade em tempos de crise?

Pronto para revolucionar sua produtividade?

Agora que você já tem todas as dicas que precisa sobre organização, é hora de botar a mão na massa.

Quando sair desse conteúdo, por que não vai direto para um caderno velhinho guardado no fundo do armário e começa a produzir o calendário desta semana?

Lembre-se: nunca é tarde para começar!

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