Guia do profissional: organizador de eventos

Se você tem interesse em trabalhar na área de eventos, gosta de lidar com pessoas e é super organizado, saiba tudo sobre o profissional responsável pela organização de eventos: 

• Quais suas responsabilidades
• Em que áreas pode atuar, como está o mercado de trabalho e quanto pode ganhar 
• Quais as habilidades e conhecimentos necessários
• Como ter sucesso na profissão
• Dicas de livros
• Boas práticas na profissão
• Glossário com termos usados em eventos

Esta profissão está em alta e pode ter tudo a ver com o que você procura.

O que faz um organizador de eventos 

O organizador de eventos é o profissional responsável pela produção e execução de eventos. Isso quer dizer que ele deve fazer todo o “corre” para que o evento ocorra da melhor forma possível, sem precisar correr ou se desesperar no decorrer do evento, caso as coisas não saiam conforme o planejado. Planejamento é uma das palavras-chave aqui.

O organizador de eventos precisa planejar e administrar o evento em sua totalidade, o que inclui:

• Criar o conceito do evento, a programação e atrações, considerando os objetivos, métricas e estilo do cliente e o público-alvo
• Providenciar toda a documentação necessária
• Contatar fornecedores e montar uma equipe de trabalho, tendo em vista orçamento possível
• Reservar local e equipamentos, após visita e inspeção
• Acompanhar as ações de marketing, especialmente da divulgação do evento
• Coordenar a logística e serviços dos eventos, incluindo a tecnologia
• Gerenciar alimentos, bebida, transporte e hospedagem
• Gerenciar a equipe e acompanhar o desenrolar do evento, para que cada etapa ocorra conforme planejamento

Além disso, é importante obter feedback dos participantes e do próprio cliente após a realização do evento.

O que você precisa saber para ser um organizador de eventos

• O mercado de eventos está em alta
• Com as habilidades e formação adequada, há grandes chances de crescimento profissional em vários locais de atuação
• Aprenda trabalhando com experiências significativas e inovadoras

Áreas de atuação

Trabalhar na área de eventos significa estar em contato com as pessoas e, com isso, criar conexões, fazer negócios, estar por dentro das inovações. 

É uma área que não para de crescer, sobretudo quando pensamos na realização de eventos digitais, cada vez mais presentes.

Mercado de trabalho

O organizador de eventos pode trabalhar para:

• Empresas privadas
• Órgãos públicos
• Multinacionais
• Produtoras 
• Agências de publicidade
• Agências de viagens

Os eventos mais comuns são:

• Congressos
• Feiras
• Workshops
• Exposições
• Festas

Mas o organizador de eventos tem liberdade para criar outros tipos de eventos conforme cliente e público-alvo. A criatividade, aliás, é uma das habilidades importantes para o sucesso desse profissional.

Qual a média salarial da profissão?

O organizador de eventos pode trabalhar como autônomo, abrir sua própria empresa como MEI ou trabalhar em regime CLT.

No último caso, a média salarial em 2022 desse profissional ficou em R$3mil, sendo que o teto atingiu a casa de R$7mil, considerando a carga horária de 44 horas/semanais. 

Também é importante frisar que esse salário está vinculado a um profissional com formação superior.

Produtores de eventos autônomos e bem-sucedidos podem ganhar mais do que a média do mercado, mas, para isso, precisam ter experiência, uma boa rede de contatos e uma excelente formação, além de habilidades e características específicas à profissão.

Saiba mais: Como abrir uma empresa de eventos

Por que trabalhar como organizador de eventos?

Se você tem dúvidas quanto à escolha desta profissão, aqui vão alguns motivos pelos quais vale a pena trabalhar como organizador de eventos:

• Não há uma rotina tão fixa e apesar de seguir um planejamento, tudo pode acontecer
• Trabalhar com soluções inovadoras e seguir aprendendo, sempre
• Você não vai morrer de tédio, porque vai trabalhar com diversas tarefas

Além disso, o mercado de eventos tende a continuar crescendo. Sem contar que o organizador de eventos busca entregar aos participantes experiências marcantes, singulares e inovadoras. Você se identifica? Então confira as habilidades e conhecimentos desejáveis para seguir em frente na carreira.

Pré-requisitos para esta profissão

O organizador de eventos é responsável por bastante coisa, ou seja, ele precisa ter competência em diversas áreas de atuação.

Vamos citar aqui as principais habilidades e características deste profissional:

• Ser organizado tanto para o planejamento do evento, quanto para o controle e gerenciamento do tempo de cada atividade
• Habilidade em comunicação, o que ajuda, e muito, a exercer uma boa comunicação com o cliente, participantes, fornecedores e equipe de trabalho
• Liderança, especialmente quanto à motivação da equipe e à mediação de possíveis conflitos 
• Flexibilidade para lidar com imprevistos e encontrar soluções imediatas sem perder a cabeça
• Estar disposto a aprender o que está surgindo de novo, especialmente em termos de tecnologias que podem ajudar na resolução de problemas e na otimização o tempo e de recursos
• Ser criativo para proporcionar eventos marcantes e surpreendentes, diferentes da mesmice. 

Formação desejada 

Para atuar na área, é preciso ter uma boa formação para entender de marketing, logística, finanças e administração. Apostar em aprender outra língua também pode levar o profissional mais longe, para a realização de eventos no exterior, por exemplo, ou para a organização de eventos internacionais no Brasil.

Entender sobre psicologia, sociologia e comunicação também favorecem a formação deste profissional, especialmente porque vai estar lidando com pessoas, com objetivo de oferecer eventos seguros que promovam uma boa interação.

Isso tudo para dizer que o trabalho deste profissional leva em conta diversas áreas de conhecimento e que ter uma boa formação faz diferença.

Geralmente, quem se interessa pela área de eventos escolhe um dos seguintes cursos de graduação:

• Graduação em Comunicação Social
• Graduação em Turismo
• Graduação em Publicidade e Propaganda
• Graduação em Propaganda e Marketing
• Graduação em Relações Públicas

Além de uma graduação mais voltada para a área, há inúmeros cursos de especialização e pós-graduação no Brasil, além de cursos livres, com diferentes cargas horárias e que podem ser cursados na modalidade de EAD. 

Investir em cursos mais específicos pode ser um bom negócio, até mesmo os que ensinam a negociar, o que entra como dica da próxima seção.

Dicas

Confira nossas dicas sobre como ter sucesso na profissão e quais os top 5 livros para já começar a ler.

Como ser um profissional de sucesso

Se o organizador de eventos já estiver com 100% das habilidades mencionadas e atualizado com o conhecimento necessário, podemos presumir que ocupa um bom lugar no mercado ou que tem boas chances de se dar bem na profissão.

Mas para obter ainda mais sucesso:

• Saiba se antecipar aos problemas, o que vai além de considerar outras alternativas ou um plano B ao planejado. Essa prática melhora com o passar do tempo, ou seja, com o ganho de experiência em paralelo ao conhecimento adquirido. Vale como dica pesquisar sobre legislação e segurança.
• Saiba se relacionar com todos os tipos de pessoas, mesmo com aquelas percebidas como “difíceis” de lidar. Ser um bom profissional significa saber lidar com as diferenças. 
• Saiba negociar, o que significa entender dos limites, do que é possível abrir mão em prol do todo. Saber negociar serviços e valores para caber em orçamentos também é importante para desenvolver um bom trabalho.
• Você não precisa ser mestre em sudoku, mas é importante ter uma boa relação com os números, o que vai ajudar no controle das finanças e na manutenção do planejado.
• Preste atenção aos detalhes e evite gambiarras. Muitas vezes criamos alternativas não tão favoráveis que podem acabar dando muito problema. 
• Saiba se vestir de acordo com a situação. Afinal, as pessoas deduzem muito do que elas visualizam. Uma apresentação adequada diz muito.
• Saiba delegar tarefas. Por isso a importância do trabalho em equipe. Dar conta de tudo é literalmente impossível.

Melhores livros/cursos sobre

Agora, confira os 5 livros que todo organizador de eventos precisa ler:

1. Organização de eventos: Da ideia a realidade, por Carmem Zitta
2. Comece pelo porquê: Como grandes líderes inspiram pessoas e equipes a agir, por Simon Sinek
3. A arte de fazer acontecer: O método GTD – Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse, por David Allen
4. Planejamento e organização de eventos, por Maria José Alves Mendonça e Juliana Gutierres Penna Almendros Perozin
5. Arrume a sua cama: Pequenas coisas que podem mudar a sua vida… E talvez o mundo, por William H. McRaven

Gostou dessas dicas? Então confira outras dicas valiosas:

• Dicas para realizar um evento corporativo de sucesso
• Dicas de como fazer a segurança de eventos

Boas práticas de como ser um profissional

Já ficou claro que o organizador de eventos funciona também como um planejador de eventos e assessor de eventos, na medida em que precisa administrar o evento em sua totalidade, antes do início e depois do fim.

Confira, então, as boas práticas para uma logística impecável:

Planejamento

No planejamento devem constar:

• A criação do evento
• A relação entre tarefas e ações, ambas detalhadas
• Os responsáveis por cada etapa do evento 
• Prazos
• Orçamento por etapas e total

Estoque e suprimentos

Aqui é importante ficar atento para não gastar demais e deixar de investir em outra ação, nem gastar muito pouco e não ter o suficiente. Vale a pena investir em tecnologia e ter contato com fornecedores de confiança e ágeis, para eventuais ajustes na ocasião.

Escolha do melhor local

Saber qual o melhor local para realizar o evento vai depender de alguns critérios, como: 

• O tipo de evento
• A quantidade de participantes
• A localização e facilidade de acesso
• A segurança do ambiente

Serviços de apoio e treinamento da equipe

Conte com os serviços de apoio necessários, especialmente quanto à segurança, equipe médica, responsáveis pela transmissão de informações corretas e assim por diante. A precaução é importante.

Também vale a pena investir em uma equipe de montagem e desmontagem para evitar avarias em equipamentos e demais materiais que serão utilizados. Além do mais, sua equipe pode focar no atendimento.

E aqui entra mais uma boa prática, o treinamento da equipe para o recebimento de instruções claras sobre o que devem fazer. Também é interessante usar um canal de comunicação com a equipe durante todo o evento para manter todo mundo por a par do que está acontecendo e das possíveis mudanças de plano, lembrando que este canal deve servir para informações essenciais. Aparece aí a liderança do organizador de eventos.

Uso da tecnologia

No caso de eventos virtuais, a tecnologia consta como estrutura para o sucesso do evento, mas no caso de eventos presenciais, o uso de ferramentas tecnológicas é muito bem-vindo. Afinal, as pessoas estão sempre com o celular por perto.

Alguns aplicativos permitem o envio de notificações aos participantes, a participação em quizes e pesquisas, a possibilidade de avaliação e feedback do evento, o que é uma excelente métrica do sucesso do evento. 

Na realidade, o organizador de eventos vai usar a tecnologia como apoio para todo o seu trabalho, desde a preparação do evento até a etapa pós-evento. Por isso, a importância de conhecer aplicativos e ferramentas interessantes para otimizar ainda mais o sucesso dos eventos. 

Glossário da profissão

Conheça alguns termos que todo o organizador de eventos precisa saber.

Coffee break – Momento do intervalo do evento em que rola um bate-papo entre os participantes, enquanto aproveitam as guloseimas oferecidas, como café, sanduíches e bolos. Ótimo ponto de encontro para o networking. 

Credenciamento – Momento em que os participantes fazem o check-in no evento e recebem crachás com identificação. A confirmação da presença é importante para o recebimento do certificado, quando for o caso.

Cupom de desconto – Muito usado por empresas de eventos para conseguir vender mais ingressos, na medida em que oferece um valor de desconto, por link ou código, a quem se inscrever no evento. 

Expositor – Maneira como empresas apresentam seus produtos, serviços ou soluções em eventos. Um bom exemplo são os estandes em feiras ou congressos. 

Feedback – Maneira de receber a avaliação do evento pelos participantes. Há vários aplicativos que podem ser usados de forma divertida para obter essas informações.

Formulário de inscrição – Documento que deve ser preenchido pelo participante no momento em que vai se inscrever para o evento. As perguntas devem ser pensadas no sentido de obter o máximo de informações e identificar o perfil do público que vai comparecer, até mesmo para elaborar uma programação com atividades mais adequadas.  

Happy hour – Assim como o coffee break, é o momento em que as pessoas interagem umas com as outras. Neste caso, é para descontrair após a finalização do evento. Um local com chopp, drinques e música gera uma sensação positiva de finalização e um gostinho de querer mais.

Métricas – Dados que vão medir o sucesso ou fracasso do evento. 

Palestrantes – Convidados para falar sobre determinado tema aos participantes do evento. 

Patrocínio – Forma em que as empresas ajudam a financiar a realização de eventos. Em troca, apresentam suas marcas na divulgação e no local da realização do evento.

Programação – A lista de atividades que serão realizadas no evento, incluindo horário do coffee break e happy hour. Uma boa programação, com palestrantes reconhecidos na área, por exemplo, é uma boa maneira de atrair participantes. A programação pode ser visualizada pelo celular através do QR Code, ou código de barras, assim como o credenciamento. 

São poucos os termos elencados e há muito mais para conhecer. Aqui, servem como incentivo para aguçar a sua curiosidade em procurar saber cada vez mais.

Agora que você já sabe da importância desse profissional e deseja, mais do que nunca, contratar um para organizar o seu evento, entre em contato com os profissionais cadastrados aqui no GetNinjas e marque presença em experiências tão especiais.