Quando contratar um assessor de eventos?

Organizar um evento não é tarefa fácil. Não importa o tamanho e a quantidade de convidados, queremos que tudo saia perfeito para que as pessoas aproveitem ao máximo. Por isso, contratar um assessor de eventos faz total diferença.

Geralmente temos uma ideia de como queremos organizar um evento e até sabemos como fazê-lo, mas, na grande maioria dos casos, não sai exatamente como a gente imagina e é por esse motivo que contratar um profissional vale a pena.

Se você nunca ouviu falar em assessoria de eventos, fique tranquilo! Vamos explicar o que esse profissional faz, quais as vantagens de contratá-lo, quais tipos de assessoria existem e muito mais. 

O que faz um assessor de eventos?

Antes de assinar um contrato de assessoria de eventos é fundamental saber o que esse profissional pode realizar e o que você pode pedir para que seu evento ocorra da melhor forma possível, então vamos lá!

O assessor de eventos é responsável por planejar, organizar e executar eventos como cerimônias de premiação, feiras, congressos, conferências, reuniões e outros tipos. 

De forma geral, o assessor de eventos irá escolher o local, entrar em contato e contratar os fornecedores, definir orçamentos, cuidar da logística e, principalmente, garantir a satisfação dos convidados, fazendo com que o evento seja um sucesso.

Você pode contratar um profissional autônomo ou mesmo uma empresa especializada em assessoria de eventos, isso irá depender da sua necessidade. 

Ter um assessor de eventos é uma estratégia muito importante para ajudá-lo a lidar com os imprevistos e problemas que vão ocorrendo no decorrer do seu planejamento. 

Além disso, te ajuda a economizar tempo e dinheiro, pois os assessores já conhecem os locais e fornecedores com melhor custo-benefício, fazendo com que você não gaste de forma desnecessária.

Veja também: O que um assessor de eventos faz?

Tipos de assessoria de eventos

Se você está pensando em contratar um assessor de eventos é importante conhecer quais tipos de assessorias existem no mercado, assim você poderá contratar um profissional especializado para a sua necessidade.

Assessoria de planejamento

Esse tipo de assessoria é mais focado na concepção, orçamento e planejamento de um evento. De forma geral, o profissional irá lidar desde a contratação dos fornecedores até o planejamento de cada etapa.

Assessoria de logística

A assessoria voltada para a logística é responsável por garantir que todos os processos logísticos do evento sejam gerenciados, incluindo as etapas de locação, transporte, alimentação e hospedagem.

Assessoria de marketing

A assessoria de marketing é responsável por promover o evento e atrair pessoas para participarem. Esse processo, geralmente, é feito por meio de estratégias de mídia social, publicidade e relações públicas. 

Assessoria de produção

Nesta assessoria o foco está na produção técnica do evento, incluindo a iluminação, som, palco e decoração.

Assessoria de relações públicas

Na assessoria de relações públicas, o foco está no gerenciamento da imagem e reputação do evento e dos patrocinadores.

Assessoria de segurança

Por fim, a assessoria de segurança fica encarregada de garantir a segurança dos participantes, convidados e público, em geral.

Além desses tipos de assessorias que apresentamos acima, existem outros menos comuns. A escolha do profissional, como já dissemos, irá depender do tipo de evento e necessidade que você terá. 

Vantagens da assessoria de eventos

Agora que você já entendeu o que faz um assessor de eventos e quais são os tipos mais contratados pelos clientes, vamos falar das vantagens que você terá com esse profissional cuidando do seu evento.

Veja também: Dicas para realizar um evento corporativo de sucesso

Experiência e conhecimento

Ter um assessor ou uma equipe de assessoria de eventos tratá segurança para você, no sentido de ter profissionais que sabem o que estão fazendo, isso porque já realizaram outros eventos antes e sabem lidar com os possíveis imprevistos.

Lembre-se que quanto mais experiência, conhecimento e prestígio o profissional tiver, maior será o valor cobrado pela assessoria. Por isso, analise o custo-benefício e veja se o preço cabe no seu bolso.

Poupar tempo e dinheiro

Já citamos essa vantagem e vamos falar dela outra vez, até porque todo mundo quer economizar tempo e dinheiro, não é mesmo? 

O assessor pode te ajudar a economizar gerenciando os aspectos financeiros, logísticos e de produção. Isso será possível porque ele consegue, dentro do seu escopo, negociar com fornecedores e obter melhores descontos.

Redução de riscos

A assessoria de eventos é vantajosa porque pode identificar e mitigar potenciais problemas e riscos antes que ocorram, evitando assim, interrupções ou atrasos no planejamento do seu evento.

Aumento da eficiência

Com profissionais qualificados e experientes, o trabalho será realizado de forma eficiente e coordenada, garantindo que o evento seja realizado da melhor forma e sem possíveis imprevistos.

Foco na qualidade

O assessor de eventos tem como objetivo garantir a qualidade do seu evento, incluindo a produção técnica, a logística e a experiência dos participantes.

Melhora da imagem

A equipe de assessoria de eventos pode ajudar a melhorar a imagem e a reputação do seu evento usando estratégias de marketing e relações públicas efetivas.

Gerenciamento de crise

Por fim, mas não menos importante, a assessoria ajuda a gerenciar situações de crise que possam vir a ocorrer durante o evento. Esses problemas podem envolver questões de segurança ou problemas técnicos. 

Como escolher o melhor assessor de eventos?

Se você chegou até aqui é porque está interessado em contratar um assessor de eventos para a sua festa, conferência, cerimônia ou outro tipo de evento que deseja realizar. 

Vamos trazer alguns pontos importantes para você avaliar antes de escolher o melhor assessor de eventos:

• Referências e portfólio: antes de contratar o assessor, peça referências de outros clientes e pessoas conhecidas e também veja o portfólio do profissional.
• Alinhe expectativas: converse claramente com o assessor sobre o que você espera do evento, detalhe tudo o que você deseja que tenha, desde a decoração até os profissionais que farão parte.
• Habilidades de comunicação: para trabalhar com assessoria de eventos o profissional precisa ser muito comunicativo e saber lidar com pessoas para resolver problemas.
• Peça orçamentos: essa dica é importante se você tem um orçamento curto para investir no evento. Avalie o orçamento de diferentes profissionais antes de fechar negócio.

Enfim, esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender quando vale a pena contratar um assessor de eventos e porque esse profissional é importante. 

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