23 ferramentas gratuitas de gestão de negócio

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Em tempos de internet e globalização, tornou-se cada vez mais possível ser dono do próprio negócio, porque ficou muito fácil acessar informações, técnicas, métodos e o que quer que seja de qualquer lugar do mundo.

Para isso, basta ter uma boa conexão, pois o resto o Google faz por você. É claro que não é bem assim. Para chegar aos resultados desejados, você precisa saber o que quer, em primeiro lugar. Mas que o Google ajuda, ajuda, justamente por ser um local de pesquisa. 

Vamos supor que você quer saber sobre como abrir uma pequena empresa. Ao digitar isso no Google, você vai chegar a vários conteúdos com esse tipo de informação. Como o Google faz isso? Em termos gerais, pelo reconhecimento de palavras-chave. É uma verdadeira máquina de busca. E a gente aproveita para identificar os conteúdos que mais nos interessam. Ferramenta aprovadíssima!

Pois, para abrir uma empresa, botar seu negócio para funcionar e a se manter no mercado, você também pode – e deve – fazer uso de ferramentas de gestão. 

Mas o que elas podem fazer por você? Ou o que você ganha com elas?

Bom, gerir uma empresa não é fácil. 

Entre outras coisas, você precisa:

  • Trabalhar com uma equipe
  • Definir estratégias
  • Acompanhar o crescimento do negócio
  • Lidar com prazos
  • Saber se relacionar com fornecedores, concorrentes e clientes
  • Trabalhar com Marketing e comunicação
  • Lidar com crises
  • Lidar com o financeiro

Enfim, são várias áreas que precisam de uma gestão eficiente para o alinhamento interno da empresa. Este é o mínimo para sobreviver em um mercado cada vez mais concorrido.

Por que é importante ter ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são softwares ou técnicas que vão te ajudar a aprimorar resultados, processos, sistemas e projetos. 

Depois de aplicadas essas ferramentas, você ou outro gestor, vai se sentir muito mais confiante e seguro no processo de tomada de decisão, justamente por ter controle sobre os processos da empresa. 

Visando à qualidade, essas ferramentas possibilitam a utilização de técnicas conhecidas e comprovadas para reduzir riscos e aumentar a assertividade.

Veja quais são as vantagens de fazer um bom uso dessas ferramentas:

  • Visão mais abrangente do negócio
  • Análise prévia de pontos negativos e positivos e criar ações de ajustes
  • Coordenação mais eficaz de equipes de trabalho
  • Redução de custos e aumento da receita
  • Conferência da qualidade do produto ou serviço
  • Conhecimento sobre clientes atuais e potenciais
  • Otimização do tempo

Se isso tudo estiver em pleno funcionamento, seu produto ou serviço tem melhores chances de se destacar no mercado.

Algumas ferramentas de gestão são conhecidas há bastante tempo. Podemos dizer que são as mais tradicionais. Com a proliferação de apps e plataformas online, outras ferramentas foram surgindo e ganhando espaço, especialmente por serem usadas pelas startups ou em pequenos negócios. 

A seguir, você vai conhecer algumas, ou melhor dizendo, muitas dessas ferramentas.

Talvez seja interessante selecionar as que mais têm a ver com seu negócio, fazendo um mix entre as tradicionais e as mais inovadoras, se possível, é claro.

As 23 ferramentas essenciais para a gestão 

Como são muitas as ferramentas de gestão a serem citadas, vamos logo ao que interessa.

  1. Matriz SWOT

Esta ferramenta serve para análise do ambiente interno e externo da empresa, considerando suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Com isso, o gestor pode corrigir falhas e trabalhar em cima dos pontos fortes visando ao crescimento do negócio.

  1. Business Model Canvas

Também conhecida por “Quadro de Modelo de Negócios”, é usada para elaborar, testar e aprimorar modelos de negócios.

  1. Plano de Negócios

Qualquer empresa deve ter um plano de negócios, ou seja, uma estrutura dos objetivos do projeto, incluindo o passo a passo para chegar lá, responsáveis por cada etapa e prazos. Quando bem elaborado, um plano de negócios ajuda na busca por investidores. 

  1. Diagrama de Ishikawa

É uma ferramenta que mostra as causas e subcausas dos problemas encontrados na empresa. Por parecer uma espinha de peixe, ajuda na visualização rápida de soluções. 

  1. Matriz BCG

Esta é uma ferramenta usada desde a década de 1970 que permite analisar o ciclo de vida de cada produto, conforme seu crescimento e participação no mercado, o que ajuda o gestor a medir sua vantagem competitiva e tomar as melhores decisões estratégicas.  

  1. 5W2H

Baseada em uma lista de 7 atividades a serem realizadas em um projeto (5W + 2H), oferece clareza e organização das funções, além do controle das tarefas e otimização do tempo.

  1. Six Sigma

Esta é uma ferramenta que analisa o desempenho da empresa, testando e qualificando processos, produtos ou serviços. 

Faz uso de duas metodologias:

  • DMAIC, para melhorar processos existentes
  • DMACV, para novos projetos, produtos ou serviços
  1. Ciclo PDCA

É uma ferramenta estratégica que serve para qualificar os processos na empresa, considerando as etapas de planejar, fazer, checar e agir.

  1. Matriz GUT

Outra ferramenta estratégica, a Matriz GUT serve para ajudar o gestor a estabelecer prioridades, tendo em vista a gravidade, urgência e tendência.

  1.  Modelo OBZ

O modelo de Orçamento de Base Zero é uma ferramenta voltada ao planejamento orçamentário da empresa. Visa atingir as metas com o mínimo de recursos financeiros necessários, ou seja, eliminando gastos desnecessários. 

  1.  CRM do Hubspot

Ferramenta para te ajudar na gestão de relacionamento com o cliente, com possibilidade de:

  • Criar modelos e medir o desempenho de e-mails
  • Fazer chamadas
  • Agendar reuniões
  1.  Evernote

Aplicativo que permite centralizar anotações em um único lugar, que podem ser compartilhadas com a equipe de trabalho. 

Serve para salvar:

  • e-mails
  • Planos de projetos
  • Notas de reuniões
  • Checklists
  • Lembretes

Também serve para digitalizar documentos, como cartões de visita. 

  1.  Wave

Aplicativo de contabilidade que permite:

  • Fazer o faturamento
  • Controlar receita e despesas
  1.  Helprace

Software de atendimento ao cliente com um sistema de tickets, o que possibilita um atendimento organizado, focado, eficiente e eficaz. E, como não poderia deixar de ser, tem um Fórum para feedback. 

  1.  WordPress

É uma plataforma online que serve para a criação e administração de seu website. Neste sentido, é uma ferramenta voltada para o gerenciamento de conteúdo. Se bem utilizada, você pode ter mais sucesso na sua estratégia online.

  1.  Buffer

 Plataforma bem interessante para gerenciar suas redes sociais. 

É uma ferramenta que possibilita:

  • Programação de posts
  • Criação de campanhas
  • Acompanhamento de análise das redes
  1.  Slack

Aplicativo que visa ao aprimoramento da comunicação de equipes, por textos, voz ou vídeo. 

Esta ferramenta permite:

  • Compartilhamento de documentos
  • Integrações com vários aplicativos, como Google Docs
  • 5 GB de armazenamento de arquivo
  1.  Google Trends

Falando nele, o Trends, que significa tendências, vai te mostrar quais termos as pessoas estão mais usando nas suas buscas online. Isso vai te ajudar a entender melhor seu cliente em potencial. 

  1.  Hunter

Quer mais agilidade? O Hunter é uma ferramenta que encontra e-mails dos sites que você precisa. Na versão gratuita, você tem direito a 150 buscas mensais. 

  1.  HYFY

A falta de comunicação é uma queixa bem comum entre as pessoas, especialmente quando algo dá errado. O HYFY é uma ferramenta excelente para a produção de tutoriais ou orientações acerca de um certo tema, especialmente por unir imagem e voz. 

  1.  Survey Monkey

Sabemos que fazer pesquisas é uma das ferramentas principais para obter qualquer tipo de informação a respeito do seu negócio, tanto na etapa do planejamento, quanto na etapa do acompanhamento. O Survey Monkey é uma ferramenta online para a criação de pesquisas gratuitas.  

  1.  MailChimp

Uma das estratégias do marketing é o envio de e-mails aos clientes. Esta ferramenta possibilita o envio de até 12.000 mensagens mensais, gratuitamente. 

  1.  Trello

Aplicativo para gerenciamento de projetos online. É fácil de usar por ser bastante intuitivo e conta com as seguintes vantagens:

  • Organização e visualização de projetos por tarefas e ações em quadros
  • Possibilidade de colocar recursos visuais e links aos quadros
  • Compartilhamento das tarefas com membros da equipe

E paramos por aqui. Não porque não existem mais ferramentas de gestão de negócios, mas, porque já é possível ter uma visão geral da importância dessas ferramentas para que seu negócio se mantenha no mercado, firme e forte.

Falamos um pouco dessas ferramentas por considerar que:

  • Elas abrangem diversas áreas da empresa de maneira inovadora – da número 11 em diante, especificamente
  • Elas vêm sendo utilizadas há bastante tempo, o que confere a elas bastante eficácia, considerando as 10 primeiras

Como vocês puderam observar, as primeiras estão mais ligadas à ideia ou à concepção técnica, enquanto as últimas são mais relacionadas a softwares e aplicativos.

Antes de fazer uso dessas ferramentas, aleatoriamente, pense sobre o que você precisa para o seu negócio e o que elas podem fazer para o seu negócio.

Se der match, dê uma pesquisada, veja se vale a pena, converse com quem entende do assunto. Vale lembrar: as ferramentas de gestão de negócio são inúmeras, mas a tomada de decisão é única. 

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