Como abrir uma empresa de eventos

Organizar um casamento, festa de formatura ou de empresas, e comemorações no geral não é uma tarefa fácil e exige a ajuda de terceiros. 

Por este motivo, ao notar a alta demanda do mercado e se identificar com o segmento de produção de festas e celebrações, muitas pessoas decidem abrir uma empresa de eventos.

Entretanto, para que tudo ocorra conforme o planejado, é preciso se informar sobre o assunto, de forma a compreender quais os tipos de empresa de eventos, como funcionam os eventos físicos e online, nichos de mercado, entre outros.

Para ajudar nessa decisão, separamos um conteúdo especial para ajudar você a se tornar um produtor de eventos de sucesso. 

Que tipo de empresa abrir?

Microempresa, pequeno, médio ou grande porte? 

Para tomar essa decisão e formalizar o seu negócio, é preciso levar em consideração qual será o faturamento bruto anual da empresa. Caso o orçamento seja baixo, você pode se tornar um Microempreendedor Individual – MEI, algo que, exige um processo burocrático mais simples.

Outra opção é abrir uma micro ou pequena empresa, a depender da receita anual que você pretende obter. Existem diversas opções de como abrir uma empresa. Portanto, é fundamental que você realize pesquisas e consultas antes de tomar essa decisão. 

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Escolha do nicho dentro de Eventos

Se você sempre sonhou em abrir a própria produtora de eventos, saiba que esse sonho pode se tornar realidade desde que você entenda quais são as possibilidades de atuação dentro deste universo.

Ao analisar as tendências de mercado antes de dar o primeiro passo, você terá mais segurança de que o negócio irá gerar lucro. Para isso, avalie quais eventos estão em falta ou possuem oportunidades de evolução na região.

Essa avaliação exige um olhar crítico. Sendo assim, não limite a busca aos eventos mais comuns como shows e seminários, por exemplo. Busque avaliar o que de fato faria a diferença e você sente que faz falta no seu bairro.

Outra dica valiosa é observar a concorrência. É por meio dos seus concorrentes que você irá obter insights para o seu negócio. Observe quais são os pontos fortes e quais são os pontos fracos daqueles que já atuam no mesmo segmento que você deseja entrar com uma empresa de eventos.

Como está o mercado de eventos

Por conta da pandemia causada pela Covid-19, o ano de 2020 trouxe diversos desafios para o mercado de eventos. 

De acordo com a Associação Brasileira dos Promotores de Evento – ABRAPE, mais de 840 mil pessoas que trabalham com eventos perderam o emprego. Entretanto, esse momento de incerteza fez com que muitas pessoas que atuam no setor enxergassem oportunidades no online.

Muitos congressos, palestras e cursos que antes eram presenciais, migraram para o formato online em plataformas digitais. Com isso, o mercado de eventos online expandiu em 400%, segundo a Associação Brasileira de Eventos – ABRAFESTA.

Eventos presenciais

Em 2021, com a flexibilização das regras da quarentena, os eventos presenciais de nicho social, cultural, esportivo e de negócio, foram retomados aos poucos e liberados desde que os protocolos sejam seguidos.

Portanto, para que os eventos possam acontecer, é obrigatório o uso de máscara em qualquer ambiente, respeito aos protocolos de higiene, sendo também necessário  que 100% da população adulta tenha tido o acesso às 2 dose da vacina e que haja um limite da quantidade de pessoas presentes no local.

Eventos online

Como saída para enfrentar a pandemia, os eventos online tais como transmissões ao vivo, webinars, vídeo-conferências em plataformas como Youtube, Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, conquistaram o público.

Este formato de evento online tem sido cada vez mais comum, visto que, requer menos tempo de organização e um baixo custo de investimento. Além de estimular o mercado, esse modelo proporciona uma grande escala de alcance.

O formato virtual obteve muita aceitação do público e, portanto, é uma tendência que deve seguir ocorrendo no futuro. 

Como conquistar mercado

O produtor ou organizador de eventos é responsável por realizar toda a administração, coordenação e realização do evento, com o objetivo de garantir que tudo aconteça conforme o planejado.

Com toda essa responsabilidade, é preciso saber se preparar para não enfrentar imprevistos na rotina de eventos. Pensando nisso, listamos algumas habilidades necessárias nesse setor para conquistar o mercado e destacar a sua empresa.

Capacitação

Busque sempre se capacitar no assunto e esteja antenado nas tendências. Existem diversos cursos sobre produções de eventos, assim como palestras, conferências e cursos. Todo esse conhecimento vai te ajudar a se tornar um profissional e empreendedor atualizado no mercado.

Organização

A organização é outra habilidade fundamental no setor de eventos. Por isso, conte sempre com checklists, planilhas de orçamento e cronogramas no seu dia a dia. Dessa forma, você poderá ordenar todos os assuntos e tarefas sem se perder.

Negociação

A capacidade de saber negociar também fará toda a diferença para que a sua empresa conquiste o mercado. Afinal, ao trabalhar neste setor, você terá que conhecer fornecedores e contratá-los para diferentes serviços e ocasiões. 

Sendo assim, você provavelmente irá lidar com temas relacionados à contratação de espaço, funcionários, equipamentos, comidas e bebidas e tudo que estiver relacionado à produção do evento.

Mas, antes de fechar negócio, é preciso realizar uma pesquisa para entender quais fornecedores oferecem os melhores valores e quais se encaixam no orçamento inicial. 

Com isso, será necessário, em muitos casos, negociar um melhor preço no ato da contratação, podendo até mesmo sugerir parcerias para abaixar o valor e manter o saldo positivo na verba total.

Seja um especialista no nicho que escolher

Outro ponto fundamental para ganhar destaque no mercado, é conhecer e estudar o nicho de eventos de atuação. 

Busque realizar uma análise a fundo para entender quais são os fornecedores disponíveis, qual o grau de demanda no setor e se você já conhece pessoas com experiência no segmento para obter ajuda nesta jornada.

Para ser um bom especialista no assunto, busque também conhecimentos em administração, comunicação, marketing e até mesmo gestão de pessoas. Afinal, como citamos aqui, essas habilidades são muito importantes para um produtor de eventos.

Dicas para ter uma produtora de eventos de sucesso

Seja para eventos ou outros segmentos, é importante saber produzir um bom planejamento financeiro. O primeiro passo é colocar todas as suas despesas no papel e começar a reservar o valor total necessário para abrir a sua produtora de eventos.

Este dinheiro guardado é muito importante, pois, é por meio dele que você terá a garantia de que todos os gastos (luz, água, telefone, internet, aluguel de equipamentos, etc) serão pagos com tranquilidade nos primeiros meses.

Dessa forma, além de estar preparado para lidar com possíveis imprevistos, você terá uma reserva para se manter por até três meses até que comecem a surgir os lucros ao longo do tempo.

Outra dica importante é realizar um controle de todo o dinheiro que entra e sai do caixa da sua empresa de eventos. Assim, você irá garantir que o retorno sobre o investimento – ROI do seu negócio estará sempre positivo. 

Para se assegurar de que os seus cálculos estão certos, você pode contar com a ajuda de um contador para te ajudar durante todo o planejamento financeiro.

Mas, caso você esteja com dúvidas relacionadas a contratos e documentações necessárias, você pode contratar um advogado. Este profissional irá te auxiliar a analisar toda a papelada e te instruir sobre todos os direitos e deveres relacionados à produtora de eventos.

Seja conectado

Saindo dos assuntos burocráticos, vamos para uma dica mais leve. Você é uma pessoa conectada na internet?

A depender do segmento, essa habilidade irá te ajudar a criar eventos online. Mas, o ponto que desejamos abordar aqui é: você precisa fazer com que as pessoas conheçam a sua empresa de eventos.

Para isso, você pode criar um site para divulgar os trabalhos oferecidos pela sua produtora. Além disso, as redes sociais também são uma ótima ferramenta para divulgar o seu portfólio, produções recentes e até mesmo realizar a venda antecipada de ingressos online.

Como vimos, para ter uma produtora de eventos de sucesso, é preciso muito mais do que planejamento financeiro e uma boa administração. É preciso também se preocupar em organizar cada detalhe do evento e entender qual é a melhor forma de ser encontrado pelo seu público.

Para te ajudar neste processo, se faça perguntas como:

• Qual segmento pretendo atuar?
• Quais concorrentes mais se destacam neste segmento?
• Qual é o perfil das pessoas que participam desses eventos?
• Qual canal de comunicação será mais efetivo para encontrar esses clientes?

E por fim, responda a pergunta: estou pronto para abrir uma empresa de eventos?

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado e tirado todas as suas dúvidas para que a resposta seja SIM. 

Seguindo todos os passos e dicas que oferecemos aqui, sabemos que você vai abrir uma produtora e ter muito sucesso!

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