Como fazer uma boa gestão financeira do seu negócio
Saiba porque é tão importante ter uma boa gestão financeira, como ela funciona, as vantagens de usar ferramentas de gestão financeira, os erros mais comuns na gestão e dicas para fazer ainda melhor.
É dono de um negócio ou de uma empresa?
Então, este texto é para você.
Saiba porque é tão importante ter uma boa gestão financeira, como ela funciona, as vantagens de usar ferramentas de gestão financeira, os erros mais comuns na gestão e dicas para fazer ainda melhor.
Por que ter uma gestão financeira?
A resposta a essa pergunta pode parecer bem óbvia. E é. Se você for dono de uma empresa ou administra o próprio negócio, você precisa saber lidar com o dinheiro que entra e o dinheiro que sai. Mas é claro que o fluxo de caixa não é tão simples assim. Existe o dinheiro que está sendo investido na manutenção de algum aparelho, por exemplo, e que vai sair em parcelas, as contas de água, luz, pagamento de funcionários. Parte do dinheiro vai sair mensalmente, no mesmo valor, além de gastos pontuais e específicos de cada mês.
O mesmo vale para o dinheiro que entra. Uma quantia é referente à venda dos produtos no cartão, em 1 só vez, ou pelo PIX. Outra, é de quantias previstas conforme compras parceladas.
Tem muita coisa envolvida, por isso a importância de fazer uma correta administração dos recursos financeiros do seu negócio. Se a gente não sabe cuidar do dinheiro que tem, ele geralmente vai para o ralo, não é mesmo?
Veja, a seguir, as vantagens da boa gestão financeira:
- Fortalecimento da organização empresária
- Crescimento e novas oportunidades
- Possibilidade de investimento em melhorias ou em novidades
- Redução de gastos desnecessários
- Correta destinação dos recursos
Quando bem-feita, a gestão financeira previne problemas mais sérios, incluindo as tão famosas bolas de neve, mantém a empresa funcionando e, quando possível, permite investimentos interessantes e necessários.
Nem sempre a situação externa está fácil. Muitas vezes, o mercado está em crise, assim como a economia. Uma gestão financeira de qualidade tem como função criar uma base financeira bem estruturada, exatamente para atravessar períodos com esses.
Mas como colocar isso em prática?
É o que você vai ver a seguir.
Como deve funcionar a gestão financeira
A gestão financeira serve para planejar e controlar os recursos de sua empresa ou seu negócio, certo?
Existe uma única forma de fazer isso? Tipo, uma poção mágica?
Não, mas vamos te mostrar 8 passos que vão te ajudar a fazer uma boa gestão das finanças.
- Faça um planejamento financeiro
Planejamento está em tudo. Desde que acordamos de manhã, planejamos tudo o que temos que fazer naquele dia e o que pode ser deixado para depois. Em relação aos negócios, não é diferente. No entanto, esse planejamento é estratégico e diz respeito a uma visão mais ampla do negócio.
É aqui que você vai:
- Definir metas
- Definir planos operacionais
- Definir prazos
- Definir objetivos
A ideia é ter a possibilidade de investir sem quebrar o orçamento, o que nos leva ao próximo passo.
- Cuide do fluxo de caixa
É por meio do fluxo de caixa que você vai saber quanto tem disponível para investimentos. O fluxo de caixa retrata o dinheiro que entra e sai em um determinado período. Deve ser atualizado constantemente para oferecer uma visão mais real do orçamento.
- Fique de olho nas dívidas
Todo o negócio vai ter gastos, alguns fixos e outros mais pontuais. Isso é certo. Então, antes de investir em novidades, verifique se você não está querendo gastar mais do que ganha.
- Reduza custos
Quanto você está gastando? Ao analisar os diferentes custos de uma empresa ou negócio, é possível encontrar os improdutivos ou desperdícios, ou seja, as despesas desnecessárias. Se você conseguir reduzir ou cortar essas despesas, estará economizando.
- Defina prioridades
Assim como no passo anterior, é importante definir prioridades no quesito finanças. O que é mais urgente resolver? Quais são as pendências? Trabalhe com um método de priorização e classifique as ações de acordo com ele.
- Errou? Aprendeu!
Aceite seus erros. Errar faz parte do processo, ainda mais se estiver lidando com cenários imprevistos. Fazer a gestão financeira de uma empresa, ainda mais se estiver em crescimento, é, também, apostar e acreditar que a aposta vai dar certo, de acordo com a análise do planejamento e controle financeiro.
- Organize a papelada
Organização é a alma do negócio. Mantenha organizados os documentos, as contas, os comprovantes, contratos de prestação de serviço e tudo mais. Além de ganhar agilidade, porque vai achar o que precisa em menos tempo, a organização vai te ajudar a controlar as contas a pagar. E tem mais, você não precisa fazer isso manualmente: as ferramentas de automação de processos vão fazer isso por você.
8. Automatize os processos
Usar ferramentas de automação de processos vai facilitar muito a tua vida, além de garantir mais precisão dos dados e economizar seu tempo para atividades mais estratégicas dentro da empresa.
Entenda mais sobre as vantagens do uso de ferramentas de gestão financeira, agora.
Como as ferramentas de gestão financeira podem ajudar?
Em termos gerais, as ferramentas de gestão financeira vão te ajudar a colocar as finanças em ordem, ou seja, manter suas contas em dia e organizar o setor financeiro.
A principal vantagem em usar essas ferramentas é que elas vão apresentar dados financeiros concretos, gerando informações confiáveis para tomadas de decisão.
Seria insano gastar R$ 500.000,00 em uma nova plataforma de armazenamento de dados simplesmente por intuição, não é mesmo? Pois, as ferramentas certificam os fatos. A decisão do que fazer com o saldo positivo ou negativo fica por conta do gestor.
Principais ferramentas de gestão financeira
Conheça as ferramentas de gestão financeira que vão te ajudar a melhorar sua gestão:
- Fluxo de caixa
- DRE
- Balanço patrimonial
- Auditoria interna
- Automatização de sistemas de cobrança
- Conciliação bancária
- Controle de custos
Pesquise sobre os benefícios de cada uma delas e faça bom uso.
Principais erros cometidos na gestão
Falamos sobre aceitar erros e como podemos aprender com eles.
Aqui, você vai conhecer os erros mais comuns cometidos na gestão financeira para não precisar passar por eles.
- Não saber das operações
O gestor precisa conhecer tudo o que diz respeito às finanças em todas as operações do negócio ou da empresa. Só assim ele vai ter a visão do todo para identificar possíveis problemas e priorizar as ações.
- Não analisar o desempenho
Não basta apenas ter o registro das informações, que pode ser feito, como vimos, por sistemas automatizados. O gestor precisa analisar as informações e o desempenho do negócio para saber se está tudo indo bem, conforme planejamento. Se não estiver, terá chances de mudar o que for possível a tempo.
- Ignorar o fluxo de caixa
Assim como no item anterior, não considerar o fluxo de caixa equivale a ignorar a situação real e atual das finanças da empresa.
- Não controlar o estoque
Saber a quantidade de itens no estoque é essencial para não perder dinheiro. Muitos itens estocados pode significar que o dinheiro ali investido poderia ter sido investido em outra coisa. Por outro lado, a falta de itens pode significar perda de venda.
- Não usar sistemas de gestão financeira
Documentos em papel e planilhas de Excel, por exemplo, são muito mais propícios ao erro do que usar softwares específicos, além de demandarem mais tempo para preenchimento manual.
Para não terminar o texto em uma nota triste, vamos às dicas de como fazer uma boa gestão.
Dicas para fazer uma boa gestão financeira
As dicas para melhoria da gestão muitas vezes são o lado oposto da moeda dos erros citados anteriormente.
Conheça 6 delas:
- Faça um planejamento financeiro
O fluxo de caixa é o termômetro do seu negócio. O monitoramento diário do que entra e sai é a melhor forma de ter uma visão real do que está acontecendo naquele momento, o que vai te ajudar a tomar decisões de maneira mais segura e a evitar erros.
- Separe suas finanças
Muita gente mistura finanças pessoais das finanças da empresa. Fica bem fácil pegar dinheiro da empresa, ainda mais se for seu próprio negócio, para pagar despesas de casa, o que pode gerar um descontrole total das finanças.
- Preste atenção nos desperdícios e nos gastos desnecessários
Essa dica vale especialmente se seu negócio estiver crescendo. Calcule se vale a pena mudar para um estabelecimento maior ou contratar mais funcionários para não gastar mais do que precisa. O mesmo vale para os desperdícios. Estar em expansão não significa jogar dinheiro fora.
- Saiba diferenciar lucro de faturamento
Entender das diferentes formas de registrar ganhos e dos impostos e deduções relativos a eles é essencial para ter uma visão clara sobre lucros e prejuízos e projetar o crescimento do negócio. O mesmo vale para as diferentes despesas ou custos.
- Use ferramentas de gestão
Aproveite a evolução da tecnologia para fazer bom uso dela. Softwares e sistemas automatizados vão te ajudar na precisão e agilidade.
- Analise os resultados do seu negócio
Fique por dentro do que está acontecendo no seu negócio. Afinal, ele é seu e deve ser bem cuidado. Verifique os dados, analise as informações, converse sobre especialistas na área para pensar em melhorias e evitar erros. Manter um negócio significa saber do que está acontecendo com ele.
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