Como fazer um modelo de recibo para prestador de serviços

Nem todo mundo sabe lidar com a documentação envolvida na prestação se serviços. Na real, nem sempre a gente se preocupa com isso. Mas, de acordo com a lei n. 8.846, de 1994, é obrigatória a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente para as transações realizadas com bens ou produtos por pessoas físicas ou jurídicas. 

Isso quer dizer, por exemplo, que se você for fazer um tipo de serviço e receber um valor relativo a ele, você deve comprovar essa transação.

Para algumas transações, a comprovação deve ser feita por meio de uma nota fiscal. Em outras, a emissão de um recibo é suficiente.

Neste texto, você vai entender:

• Para que serve um recibo
• Qual a diferença entre recibo e nota fiscal
• Como fazer um recibo

Além disso, você vai conhecer alguns modelos de recibo e receber dicas de como usar um recibo corretamente.

Para que serve um recibo?

Como neste texto estamos falando especificamente de prestação de serviços, o recibo é um documento que comprova a quitação de uma dívida entre o fornecedor do serviço e aquele que contratou o serviço. 

É um documento que comprova, para ambos os lados, que o serviço contratado está pago, mesmo que parcialmente. Isso porque, na negociação, o valor total pode ter sido dividido em várias parcelas. Neste caso, é importante deixar claro, no recibo, o número da parcela que está sendo paga e o número total de parcelas.

Por isso, é importante saber quais informações devem constar em um recibo, sem exagerar na descrição, nem deixar nada faltando. A ideia não é fazer uma redação no recibo, mas quanto mais claro estiver, melhor para ambas partes.

Do lado do comprador ou contratante do serviço, o recibo comprova que ele pagou o que devia. Do lado do vendedor ou do prestador de serviço, há uma comprovação de que aquele valor entrou no caixa. Neste sentido, o recibo serve, também, para a organização das finanças, tanto daquele que está gastando, quanto daquele que está ganhando. 

Conforme o tipo de transação, o recibo também serve para apuração de impostos ou tributos. Este é o caso do psicólogo que atua como autônomo ou profissional liberal, ou seja, que não tem uma empresa. O paciente, então, pode usar o recibo para abater em seu imposto de renda na forma de despesa dedutível, por meio do CPF e número de inscrição do psicólogo no Conselho Regional de Psicologia (CRP). O psicólogo também declara o valor recebido, por isso a importância de controlar os recibos emitidos. 

Mas, qualquer um pode emitir um recibo?

Se estivermos falando de um recibo de prestação de serviços, não. Como você deve ter observado pelo exemplo do psicólogo, quem tem uma empresa, e um CNPJ correspondente, não pode emitir recibos, a não ser que seja um recibo específico, chamado Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Você já vai entender do que se trata, na próxima seção.

O que é importante ficar claro, aqui, é que a emissão de um recibo, ou seja, deste tipo de documento que comprova a quitação ou pagamento de um valor acordado, pode ser feita por profissionais liberais ou autônomos.

Com exceção da emissão de RPAs, as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais.
A seguir, você vai entender por quê.

Recibo X Nota fiscal

Continuando um pouco do que falamos na seção anterior, a nota fiscal tem como foco o processo da venda com detalhes mais específicos sobre os impostos recolhidos naquela transação. 

Outra diferença importantíssima, é que a nota fiscal comprova a transferência do direito de posse do produto em transação.

Por exemplo, vamos imaginar que você seja MEI e tenha uma empresa de produção de conteúdo. Ao emitir uma nota fiscal pelo serviço que está sendo adquirido, você está passando ao comprador o direito sobre o conteúdo que foi elaborado por você. Isso quer dizer que a empresa se tornou proprietária daquele conteúdo, podendo fazer dele o que quiser. 

Com o avanço tecnológico, muitas empresas estão utilizando a nota fiscal eletrônica (NF-e) para documentar a prestação de serviços ou a circulação de mercadoria entre as duas partes. E cá entre nós, isso torna o processo bem mais ágil e sustentável. A natureza agradece. 

RPA

Vimos que as empresas também podem emitir RPAs. Você saberia dizer em qual situação isso acontece?

A empresa pode emitir um RPA quando for contratar o serviço de um profissional autônomo ou liberal sem CNPJ. Um eletricista ou encanador, por exemplo, pode receber um RPA como comprovante da execução do serviço e do pagamento relativo. É usado, pelas empresas, para serviços mais pontuais.

Agora que você já sabe muita coisa sobre recibos, veja, a seguir, o que precisa ter em um recibo e, se quiser fazer algo mais personalizado, conheça alguns modelos.

Saiba mais: Recibo e nota fiscal, qual a diferença entre eles?

Etapas para elaborar um recibo

Para facilitar nossa vida, você pode comprar recibos em papelarias ou pela Internet. Cada recibo vem com um canhoto, o que te ajuda a registrar, certinho:

• Quem pagou
• O que foi pago
• O valor pago
• Data do pagamento

Essas são as informações básicas que você precisa guardar para organizar suas finanças e para fins de declaração.

Agora, se a ideia for criar seu próprio recibo como comprovante ideal para a atividade ou produto oferecido, incluindo sua logo, é importante que ele contenha as informações necessárias.

E para não esquecer nenhuma delas, siga as etapas:

1. Padronize o nome do seu recibo

Você provavelmente vai salvar seu documento no computador. É importante, desde o início, trabalhar com a padronização para não se perder na parada. Dê um nome ao seu arquivo, como:

• Recibo
• Recibo de pagamento
• Declaração de pagamento

Escolha o nome que mais te interessa.

2. Descreva a transação

Importantíssimo descrever as informações da transação. As informações que não podem faltar em um recibo são essas:

• Nome e CPF de quem está recebendo
• Nome e CPF de quem está pagando
• Valor pago
• Descrição do serviço realizado
• Local, data e assinatura

É interessante escrever o valor que foi pago de duas maneiras: em número e, ao lado, entre aspas, por extenso. Exemplo: R$ 200,00 (Duzentos reais). Isso porque pode haver alguma divergência quanto ao valor, até mesmo por erro de digitação. O que vale, nesses casos, é o valor descrito por extenso. 

Tipos de recibos

Conheça alguns modelos de recibos que podem ser usados para prestação de serviços:

1. Recibo de prestação de serviços simples

É o que vimos na seção anterior.

Exemplo:

Recibo de prestação de serviços simples

Eu, João dos Santos, CPF 980.567.370-54, recebi de Maria Lombardi, CPF 709.367.120-05, a importância de R$300,00 (trezentos reais), referente ao pagamento de 3 conteúdos de 1.000 palavras cada.

São Paulo, 16 de novembro de 2021.

         Assinatura_____

João dos Santos

2. Recibo de pagamento complementar

Vamos supor que a Maria Lombardi tenha solicitado mais 2 conteúdos. É neste tipo de recibo que constará a informação de ter havido um pagamento complementar.

3. Recibo de pagamento de locação

Esse recibo é específico ao pagamento do aluguel. 

No caso, considerando os mesmos indivíduos, o que muda é a descrição do serviço:

Recibo de pagamento de locação

Eu, João dos Santos, CPF 980.567.370-54, recebi de Maria Lombardi, CPF 709.367.120-05, a importância de R$ 1.500,00 (hum mil e quinhentos reais), referente ao pagamento do aluguel do mês de outubro de 2021, do imóvel localizado à Rua Augusta, 425, apt. 202. 

São Paulo, 16 de novembro de 2021.

         Assinatura_____

João dos Santos

4. Recibo de pagamento de mão de obra

Esse recibo é específico para o pagamento de mão de obra, associado a trabalhos mais pesados de construção ou reforma. 

O que muda, novamente, é a descrição, imaginando os mesmos agentes da transação:

Recibo de pagamento de mão de obra

Eu, João dos Santos, CPF 980.567.370-54, recebi de Maria Lombardi, CPF 709.367.120-05, a importância de R$ 2.000,00 (Dois mil reais), referente ao pagamento de serviços de mão de obra relativos à reforma do piso do banheiro. 

São Paulo, 16 de novembro de 2021.

         Assinatura_____

João dos Santos

Lembrando que os dados são fictícios. Ao fazer o seu recibo, é preciso trocar os dados das partes. 

E para finalizar, confira algumas dicas referentes ao uso do recibo. 

Saiba mais: Conheça 5 erros comuns na emissão de recibo e evite-os

Dicas 

Agora que você já sabe que é preciso lidar com recibos em qualquer tipo de transação comercial, veja as seguintes dicas para manter esses documentos em ordem. 

1. Atenção na hora de preencher o recibo: o preenchimento incorreto do recibo pode custar caro! Antes de assinar, revise o conteúdo com calma.
2. Não esqueça da segunda via: o comprovante de pagamento deve ficar com o contratante e com o contratado. Preencha o canhoto e faça uma cópia do recibo digital. 
3. Guarde seus recibos: É importante guardar seus recibos para fins de consulta e em caso de cobranças. Uma pasta serve, tanto para os recibos no papel quanto para os digitais. Como os recibos físicos podem ser digitalizados, para ambos vale fazer o backup em algum hardware e/ou na nuvem. 
4. Use um sistema de emissão de recibos: Hoje em dia, existem vários sistemas de gestão automatizados. Ao optar por um, você não precisa fazer mais nada, só inserir os dados de entrada no sistema. Além de agilizar o teu trabalho, o sistema é mais seguro e preciso. 

Agora é com você. A emissão de recibos não só confere legalidade ao seu negócio, mas também sinaliza uma forma de cuidar de seus clientes. 

E se você estiver em busca de clientes, aproveite para se cadastrar no GetNinjas. Aqui, você tem acesso a diversos benefícios, como a Academia Ninja, uma plataforma de capacitação de profissionais para te ajudar a aumentar sua clientela. Saiba mais: