Como fazer um bom controle de gastos de empresa

Garantir a saúde financeira de uma empresa é uma ação estratégica fundamental para reduzir despesas de maneira eficiente e ainda potencializar os resultados.  

Mas, antes de tomar frente da gestão financeira de uma micro, pequena ou média empresa, é preciso saber como fazer um trabalho mais lucrativo que reduza custos e aumente os lucros.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial para que você entenda melhor o que é e como fazer uma análise detalhada de gastos e despesas, qual a importância do controle financeiro e quais as vantagens de aplicar esta tática. Continue conosco e boa leitura!

O que é controle de gastos e despesas?

Fundamental no planejamento financeiro de qualquer empresa, o controle de gastos envolve o mapeamento de todas as entradas e saídas de caixa, como forma de compreender de onde e quanto da verba foi gasto em determinado período.

Com esses dados em mãos, os gestores podem criar estratégias para identificar possíveis maneiras de tornar o negócio mais lucrativo, otimizar custos e investimentos.

Portanto, o controle de gastos e despesas é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa. Isso porque, mesmo com um planejamento estratégico bem elaborado, o responsável pela gestão financeira de uma empresa precisa saber quais são os recursos disponíveis em casos de possíveis emergências.

Qual a importância do controle financeiro?

Condição essencial para alcançar o tão almejado equilíbrio nas finanças, o controle de gastos irá monitorar as suas receitas e despesas de forma assertiva, direcionar a gestão para opções que visem mais lucro, guiar os planejamentos futuros do negócio e analisar endividamentos.

Além disso, o controle de despesas também te ajuda a fazer uma gestão tributária mais precisa e correta e, a definir um capital de giro. Dessa forma, você poderá tomar a frente da gestão financeira, através da análise dos recursos financeiros.

Você sabia que a falta de gestão financeira é um dos principais motivos para o fechamento de empresas com menos de dois anos?

Além da falta de plano de negócio, muitos empreendedores acabam por misturar as contas pessoais com as da empresa e, como consequência, não conseguem obter um controle de caixa.

Essencial para o dia-a-dia da empresa, o controle de gastos é o que garante a gestão do capital de giro, pois, ao administrar esse item, boa parte dos problemas de natureza financeira podem ser resolvidos.

Vantagens

Além de oferecer saúde financeira e evitar o desperdício de dinheiro, a gestão de despesas corporativas também permite a tomada de decisões mais assertivas no futuro, visando o desenvolvimento empresarial do negócio.

Dessa forma, a análise feita através do controle de gastos aponta não apenas os erros cometidos, mas também os acertos financeiros realizados. Algo que proporciona um controle mais eficiente e ainda a possibilidade de salvar uma reserva para momentos difíceis.

Ao realizar o controle de gastos e despesas de um negócio, os gestores também podem obter informações precisas relacionadas às finanças. 

Com isso, os responsáveis pelo planejamento financeiro podem elaborar um orçamento mais estruturado para identificar e priorizar aspectos do negócio que estejam demandando maior investimento e até mesmo garantir competitividade frente aos concorrentes.

Como fazer o controle de uma empresa? 

Mapear os custos e avaliar a eficiência do negócio é uma tarefa essencial para  tomar melhores decisões sobre estratégias de curto, médio e longo prazo. 

O controle de gastos e despesas é uma ferramenta que faz parte desse processo de planejamento financeiro. Pensando nisso, separamos 7 dicas para auxiliar você a administrar os cursos do seu negócio.

1. Liste as despesas da empresa

Você já sabe quais são as despesas fixas e variáveis da sua empresa? Classifique-as em uma lista e verifique quais delas podem ter os custos reduzidos ou ainda serem eliminadas. 

A ideia aqui é avaliar os gastos e reduzi-los junto aos credores, juros e parcelas que estão sendo pagas. Lembre-se que sempre há a possibilidade de renegociar valores e prazos de pagamento junto aos fornecedores.

A negociação é um dos instrumentos mais importantes na vida de um empreendedor. Pois, além de poupar custos, uma boa negociação pode otimizar o pagamento de impostos, entre outras ações, visando sempre a melhora da lucratividade do negócio.

2. Defina processos e envolva toda a equipe

Para prosseguir com a redução dos custos, será necessário criar um modelo eficiente de gestão financeira. 

Sendo assim, junto a gestores e colaboradores, você pode desenvolver processos organizacionais que mantenham o foco na economia contínua da companhia, sem que isso prejudique as atividades funcionais da empresa.

Os funcionários também precisam fazer parte da estratégia. Tenha em mente que os colaboradores podem dar brilhantes sugestões para redução de gastos por estarem lidando diretamente com o processo operacional do negócio.

Busque deixar claro quais ações visam o controle de custos e quais resultados essas ações oferecem a todos que trabalham no local. Dessa forma, você deixará todos engajados em manter a organização saudável, de maneira a evitar preocupações relacionadas à gestão financeira da empresa.

3. Estabeleça metas reais

Trabalhar com metas é uma das melhores formas de alcançar objetivos. Por este motivo, determine quais são as metas mensais de economia que a sua empresa deve alcançar. Com metas simples e alcançáveis, você terá cada vez mais motivação em atingir os planos estabelecidos para o seu negócio.

4. Invista em tecnologia

A tecnologia pode ser uma aliada e tanto na hora de enfrentar desafios econômicos e controlar as despesas. 

Junto aos funcionários, considere quais funções poderiam ser automatizadas, como forma de ganhar eficiência e agilidade e, ao mesmo tempo, reduzir o desperdício de matéria-prima ou até mesmo necessidade de retrabalho.

Busque saber mais sobre softwares de controle e gerenciamento disponíveis hoje no mercado. Ferramentas tecnológicas ajudam na administração de empresas e são utilizadas com o objetivo de controle, gerenciamento e apresentação de informações.

Além disso, softwares de controle também são responsáveis por analisar a eficácia de processos, identificando possíveis perdas de produtividade e rotatividade. 

Ao investir em tecnologia para o seu negócio, você pode contar com recursos que possibilitam: mais tarefas sejam feitas em menos tempo sem perda de qualidade, melhora na eficiência dos processos e aumento de produtividade, redução de custo, entre outros.

5. Faça um plano

Antes de colocar a mão na massa e começar a fazer o controle de gastos, você precisa fazer um planejamento financeiro. Para isso, será preciso analisar como está sua empresa agora e qual o seu plano para ela no futuro.

Portanto, antes de controlar as despesas, busque entender quais são as maiores fontes de consumo do seu negócio e como elas funcionam. Neste momento entra a gestão financeira. Uma tática que irá garantir a operacionalidade do seu empreendimento.

Para começar, você pode utilizar uma planilha para realizar todo o controle da movimentação financeira, ou seja, todo o fluxo de caixa que envolve as entradas e saídas de dinheiro de determinado período.

Através desse fluxo de caixa que pode ser diário ou mensal, é possível acompanhar o faturamento, receita e previsões de capital. 

Pode ser que, com o tempo, a planilha de excel se torne pesada, devido ao imenso número de informações. 

Neste caso, você pode adaptar-se a softwares mais tecnológicos, conforme comentamos na dica acima, como forma de gerenciar seus orçamento de maneira mais organizada e simples.

6. Consolide o capital de giro

Para realizar um controle de gastos eficiente, não se esqueça de garantir que o “caixa” do capital de giro esteja abastecido. Dessa forma, você garante que a empresa irá continuar com as operações sem afetar as transações feitas com os clientes.

Durante o controle de gastos de uma empresa, esteja sempre atento às entradas e saídas de recursos, como forma de garantir que os períodos de déficit não sejam duradouros.

É através do capital de giro que você saberá qual o valor ideal para custear o seu negócio. Com esse montante em mente, você evitará o endividamento e pagamento de juros por falta de caixa e ainda manterá suas contas em dia.

7. Faça uma reserva de emergência

Todo recurso obtido através de um controle de gastos pode levar a criação de uma reserva financeira. Uma quantia guardada para eventuais momentos de crise é essencial para evitar novos gastos não planejados.

Este fundo de emergência deve ser referente a três e seis vezes o montante do capital de giro do negócio. Com essa reserva acumulada, você poderá respirar aliviado e se reorganizar com tempo durante imprevistos.

Com as dicas anotadas, chega a hora de colocar o plano em ação. Mas, antes disso, lembre-se de que, para que este passo a passo ocorra como planejado, é necessário ter muita disciplina.

Adotar estratégias que tragam resultados é um processo que pode ser difícil mas lembre-se de que esses métodos irão garantir a saúde financeira da sua empresa.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender como fazer um bom controle de gastos de empresa e como o monitoramento de faturamento e gastos pode ajudar no planejamento do futuro do negócio.
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