Para que serve o RPS – Recibo Provisório de Serviços?

Imagine que você está emitindo uma nota fiscal eletrônica para um cliente, mas por algum motivo você não consegue realizá-lo. Essa situação pode gerar uma frustração para o consumidor, não é mesmo? Por esse motivo, existe o recibo provisório de serviços. 

Se você é prestador de serviços e nunca ouviu falar nesse tipo de serviço, não se preocupe! Vamos explicar o que é o RPS, para que serve, como gerar o recibo e muito mais!

 O que é RPS?

O recibo provisório de serviços nada mais é do que um documento emitido pelo prestador de serviços que funciona como um comprovante de pagamento pelo serviço ao qual ele realizou para o cliente. 

É necessário realizar a impressão em duas vias, sendo uma para a empresa ou cliente e outra para o prestador de serviço.

Esse recibo provisório é emitido antes da nota fiscal final. Geralmente inclui informações como o nome do prestador e do cliente, a descrição do serviço e o valor pago pelo serviço.

O RPS é usado como prova temporária do pagamento até que o recibo final seja emitido pelo prestador de serviço. 

Normalmente, esse recibo é emitido nos momentos em que ocorrem instabilidades de sistema para a emissão da NFS-e. Além disso, outro motivo para a sua utilização é quando uma empresa emite um número muito grande de comprovações fiscais.

É válido lembrar que a emissão do RPS não substitui a comprovação da nota fiscal eletrônica, ele substitui temporariamente e não pode ser usado para fins tributários. Geralmente, as empresas enviam em lote as NFS-e para a Prefeitura dentro de prazos estipulados. 

RPS é a mesma coisa que RPA?

Além do recibo provisório de serviço, temos outro termo utilizado pelos prestadores de serviços, a nota fiscal avulsa. E você deve estar se perguntando, existe alguma diferença entre uma nota provisória e uma avulsa? 

A nota fiscal avulsa é um documento emitido pelo prestador de serviços para comprovar a realização de uma operação de vendas de produtos ou serviços realizados.

Essa nota contém informações sobre o nome do prestador e do cliente, a descrição dos serviços e o valor pago e é usada para fins tributários. 

Já o recibo provisório de serviços, como explicamos acima, também é emitido pelo prestador de serviços com o objetivo de comprovar o pagamento pelo serviço, antes que a nota fiscal eletrônica seja emitida.

De forma geral, a nota fiscal avulsa é um documento fiscal e o recibo provisório é um documento que comprova o pagamento do serviço.

Veja também: Você sabe qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Para que serve o RPS e quando usar?

O RPS serve como prova temporária de pagamento em casos, por exemplo, de disputas ou questionamento sobre o reembolso do serviço. 

Além disso, você pode usar como comprovante para fins contábeis, fiscais ou trabalhistas, mas não pode usá-lo para fins tributários. 

Existem algumas situações em que é comum a utilização do RPS, como:

Pagamento parcial

Nos casos em que você estiver prestando serviços de longa duração, ou seja, que podem levar meses ou mais, é possível emitir o recibo provisório para cada pagamento parcial do recibo.

Pagamento antecipado

O pagamento antecipado é utilizado nos momentos em que o prestador de serviços recebe a sua remuneração antecipadamente. Esse recibo é importante, principalmente, para os clientes. 

Serviços com valores elevados

Caso você esteja realizando um serviço que possui valores mais elevados, é indicado emitir um RPS. Dessa forma você garante que ambas as partes estão cientes do valor cobrado e pago até a finalização do trabalho. 

Como gerar um Recibo Provisório de Serviços?

A emissão do RPS é gerada por um sistema informatizado e de acordo com os padrões estabelecidos pelo Município. 

Existem diversas formas de gerar um recibo provisório, como: 

• Modelos prontos: existem muitos modelos disponíveis na internet que podem ser baixados e preenchidos manualmente pelo prestador de serviços;
• Software de gestão financeira: você pode adquirir softwares que permitem a geração de RPS. Além disso, muitos possuem layout personalizável, podendo incluir ou excluir informações importantes;
• Ferramentas online: além de modelos da internet e softwares, existem diversas ferramentas online para gerar recibos de forma rápida e sem custos.

É importante destacar que o recibo precisa conter o nome do cliente e do prestador de serviços, a descrição do serviço e o valor pago. Além dessas informações obrigatórias, você pode incluir o que achar necessário. 

Veja também: Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Data de validade do RPS e outros cuidados

Geralmente, os recibos provisórios de serviços não possuem uma data específica de validade, ou seja, são considerados válidos até que o recibo final seja emitido.

A validade do recibo pode variar de acordo com as necessidades e políticas internas de cada empresa ou prestador de serviços, não existindo uma regra geral. 

Conforme falamos acima, por ser um documento municipal, é necessário verificar com a Prefeitura quais são os critérios e especificações para o RPS. 

O tempo para expirar o recibo provisório para a conversão da nota fiscal eletrônica pode variar de acordo com cada prefeitura, mas normalmente, é estipulado em até 5 dias a partir do registro do RPS.

O RPS é permitido em todas as prefeituras?

Os recibos provisórios são permitidos em muitas prefeituras do país, porém, a sua utilização pode variar de acordo com as leis e regulamentações locais. Por isso, verifique na prefeitura do seu município. 

Existem alguns casos em que as prefeituras exigem a emissão da NFS-e de imediato. Mas, normalmente, a maioria faz a emissão automaticamente, por meio de um serviço integrado, exigindo o uso do RPS antes de gerar a nota fiscal. 

Como emitir a NFS-e com base no RPS?

A emissão é muito simples, porém, é necessário verificar se todas as informações obrigatórias constam no RPS para que a nota fiscal possa ser gerada corretamente. 

Existem alguns passos que devem ser seguidos para que a emissão ocorra sem problemas:

Validação na prefeitura

Como já falamos ao longo do texto, é fundamental verificar na prefeitura se é possível fazer a emissão de notas fiscais baseadas em recibos provisórios. Além disso, você precisa analisar se está com as obrigações fiscais em dia.

Cadastro no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

É necessário ter o cadastro no SPED para obter uma certificação digital válida. Assim, você pode seguir para os próximos passos para obter a sua NFS-e.

Software de emissão de nota fiscal eletrônica

Esse passo pode parecer óbvio, mas vamos destacá-lo também. O software, geralmente, é fornecido pelo fisco local, criando uma nota fiscal eletrônica com base no recibo provisório de serviços. 

Preenchimento dos campos obrigatórios

Já falamos acima, mas o preenchimento dos campos é fundamental para a emissão da nota fiscal. Se todas as informações obrigatórias não forem incluídas, a prefeitura não emitirá a nota fiscal.

Assinatura da NFS-e

É necessário fazer assinar digitalmente a nota fiscal, utilizando a sua certificação digital.

Enviar para a prefeitura

Após realizar todas as etapas anteriores, você transmitirá a nota fiscal eletrônica para a prefeitura. Geralmente esse processo é feito através de um sistema eletrônico.

Veja também: Como emitir nota fiscal e por que é importante?

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você conseguir emitir o recibo provisório de serviços e também a nota fiscal eletrônica de acordo com a prefeitura da sua cidade.

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