Como emitir uma nota fiscal eletrônica

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Já pensou em ter que ir ao banco para fazer qualquer tipo de transferência, conferir o saldo da sua conta, sacar e depositar dinheiro? E ficar na fila de espera para falar com seu gerente sobre investimentos? Pois é o que acontecia há não muito tempo. 

Com o advento da Internet, muitas coisas que fazíamos presencialmente, in loco, começaram a ser feitas pela rede, incluindo nossos trâmites financeiros. Chegamos ao ponto de poder transferir e receber dinheiro pelo PIX, simultaneamente, entre bancos distintos e sem pagar nenhuma taxa.
Isso antes era inimaginável.

Para quem é empreendedor ou dono de uma empresa, a nota fiscal eletrônica surgiu para substituir a nota fiscal tradicional, entregue em papel. 

Aqui você vai entender tudo sobre a nota fiscal, especialmente sobre como fazer a emissão da nota fiscal eletrônica. 

O que é a nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que registra a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Todas as empresas são obrigadas a emitirem notas fiscais, em papel ou eletrônicas, para qualquer transação realizada ou sempre que seu produto for movimentado. 

Portanto, a nota fiscal deve ser emitida, por exemplo, nas:

  • Vendas
  • Devoluções
  • Transferência entre filiais

Assim, todas as etapas da transação ficam registradas. 

O microempreendedor individual, conhecido como MEI, é o único tipo de empresa que não precisa emitir notas fiscais, mas só quando o consumidor for uma pessoa física. 

Por que é importante emitir?

A primeira coisa que vem à cabeça, quando pensamos na emissão de notas fiscais, é sua obrigatoriedade.

De fato, a nota fiscal possibilita ao Fisco – por isso, a palavra fiscal – recolher os devidos tributos sobre o que está sendo comercializado ou sobre as operações da empresa. Quando a empresa não emite notas fiscais na venda de seus produtos ou na prestação de serviços, significa, basicamente, que os devidos impostos não estão sendo pagos. 

Por que o consumidor deve exigir a nota fiscal?

É importante para o consumidor exigir uma nota fiscal sempre que fizer uso de um serviço pago ou comprar um produto. Além de reforçar a legalidade da prática comercial, a nota fiscal é um documento com validade jurídica que comprova a transação.

Serve para:

  • Troca ou devolução
  • Requisição de garantia
  • Prestação de contas à Receita Federal para dedução de despesas no Imposto de Renda

Veja que ter a nota fiscal em mãos, ou na tela, vai te trazer vários benefícios enquanto consumidor. Na verdade, não se trata tanto de benefício, mas da garantia de seus direitos enquanto consumidor. 

Por que o empreendedor deve emitir notas fiscais?

Além de ser uma obrigação, como vimos anteriormente, a emissão de notas fiscais:

  • Facilita o controle das transações, como entradas e saídas, impostos pagos e faturamento
  • Comprova a regularidade do seu negócio, em caso de auditorias e fiscalizações
  • Garante a credibilidade do seu negócio no mercado

Outro benefício da nota fiscal, que vale tanto para o consumidor quanto para o empreendedor, é que ela fundamenta relações comerciais de confiança. 

Hoje em dia, antes de efetuar a compra ou adquirir o serviço, as pessoas vão atrás de informações sobre as empresas, buscam avaliações, comparam serviços ou produtos com empresas concorrentes, entre outras ações. Obter a confiança dos clientes, tanto os fidelizados quanto os potenciais, é um dos quesitos essenciais para manter seu negócio funcionando de forma saudável.

Por que emitir a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica entrou em vigor no ano de 2006. Daqui a um tempo, provavelmente serão as únicas aceitas, em função das seguintes vantagens:

  • Agilidade: tudo é feito online, além de existirem emissores de nota fiscal eletrônica com preenchimento automático de dados. Você ganha tempo!
  • Segurança: a emissão da nota e o recebimento automático confere transparência e segurança na transação entre empreendedor e consumidor.
  • Economia: além do tempo, você economiza em papel, energia, insumos para a impressora e pastas ou arquivos para guardar esses documentos. Tudo fica salvo no computador e devem ficar lá por pelo menos 5 anos. 
  • Controle: além de ter um controle mais eficiente sobre esses documentos digitais, fica muito mais fácil buscar informações e acessar o que está buscando de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, pela nuvem. 

Há quem diga que a Internet está trazendo muitos problemas, antes impensáveis. Então, vamos aproveitar o que ela tem de bom e fazer o melhor uso disso. 

Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?

Conheça as principais notas fiscais eletrônicas e entenda o que diferencia uma da outra.

  1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é a nota fiscal mais comum, utilizada nas operações de venda com cobrança de ICMS. É validada pela assinatura digital do emissor do documento e pela autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está registrada. 

  1. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A NFS-e registra a prestação de serviços com cobrança do ISS e é exigida pelo município. Ela é emitida automaticamente por softwares integrados ao sistema da Prefeitura. Quando isso não acontece, a empresa pode usar um Recibo Provisório de Serviço (RPS) que geralmente tem validade de 10 dias.

  1. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Registra operações do transporte rodoviário de carga. Sua validade também consiste na assinatura digital do vendedor e a permissão da SEFAZ. 

  1. Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)

Esta nota é usada no varejo e registra a venda direta para o consumidor final. Serve para comprovar o que foi comprado e confirmar os custos da transação. 

  1. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e foi criada para emissão avulsa por empresas que não estão obrigadas a emitir notas fiscais, como o MEI. Por isso, são emitidas individualmente, pelo SEFAZ, e com pouca frequência.

Passo a passo para a emissão da nota fiscal eletrônica

Depois de entender tudo sobre a importância e o valor da nota fiscal e conhecer os principais tipos de notas utilizadas, vamos ao prometido: aprenda a emitir a nota fiscal eletrônica de uma maneira muito fácil.

Vamos aos passos.

  1. Verifique o tipo de nota a ser emitida

Em primeiro lugar, verifique qual tipo de nota tem a ver com o seu negócio. Talvez você tenha que emitir mais de uma nota e seguir procedimentos diferentes. Se tiver dúvidas quanto a esse primeiro passo, essencial aos demais, fale com um contador.

  1. Faça o cadastro fiscal de sua empresa

Você deve fazer o cadastro fiscal de sua empresa nos devidos órgãos competentes. Se seu negócio for referente a serviços de consultoria, por exemplo, você vai se cadastrar na Prefeitura, pois vai emitir NFS-e. Se for referente à venda de roupas, seu cadastro deve ser feito no SEFAZ, para a emissão da NF-e.

Não há uma legislação única quanto a esse procedimento, podendo variar em cada cidade e estado. Portanto, é preciso estar atento a essa particularidade. 

No geral, é possível fazer o cadastro online com o contrato social da empresa e o CPF ou RG do responsável. 

Como você vai precisar dos serviços de um contador para abrir sua empresa, com exceção do MEI, vale a pena solicitar  auxílio para fazer o cadastro fiscal de forma correta. 

Depois de feito, você receberá uma senha para acessar o sistema de geração e emissão das notas fiscais eletrônicas.

  1. Obtenha seu certificado digital

Para muitas empresas, as que deverão emitir a NF-e, por exemplo, é preciso ter um certificado digital, o que equivale a uma assinatura digital. 

O certificado digital garante a validade jurídica das notas. 

Através do certificado digital, você poderá acessar os sistemas do governo e garantir a autenticidade nas transações efetuadas online. 

O certificado digital pode ser emitido pelas seguintes autoridades certificadoras:

  • Receita Federal
  • Caixa Econômica Federal
  • Serasa Experian
  • SERPRO

 Todas são credenciadas pelo ICP-Brasil.

  1. Use um software de emissão de notas fiscais eletrônicas

De novo, faça bom uso do que a Internet oferece. Hoje em dia, existem vários softwares do tipo, inclusive o gratuito que é oferecido pela SEFAZ.

Você também pode adquirir emissores de empresas de contabilidade online, que oferecem uma versão menos limitada do que a gratuita, com um sistema de gestão mais complexo, inteligente e integrado com o sistema de gestão contábil do seu negócio. 

  1. Emissão das notas

Tudo pronto para a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Acesse seu software e clique em “Emitir NF-e/NFS-e”, ou botão semelhante, e preencha as informações solicitadas.

Não falamos disso ainda, né?

São informações referentes ao consumidor e à venda, como:

  • Dados do consumidor (Nome ou Razão Social, CPF ou CNPJ, Endereço, e-mail e número do telefone)
  • Data da emissão
  • Natureza e local da operação 
  • Código da atividade da empresa (CNAE)
  • Valor da transação (incluindo seguro, frete, descontos, etc.)
  • Impostos (ICMS, ISS, etc.)
  • Quantidade, preço e porcentagem dos tributos
  • Descrição detalhada do produto ou serviço
  • Dados do transportador, se houver

Esses são os dados geralmente solicitados. 

Apesar de termos apresentado uma visão geral sobre as notas fiscais, especialmente as eletrônicas, e de garantir que você vai estar por dentro do tema, ainda é importante que você verifique as particularidades de sua empresa para fazer o que é mais adequado. 

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