O que é invoice e como usar na sua empresa?

Entenda tudo que precisa sobre o invoice, inclusive como utilizá-la!

Se você usa o invoice, já teve o privilégio de ter clientes internacionais comprando do seu empreendimento!

O invoice, podendo ser considerada uma nota fiscal internacional, é um documento obrigatório para a regulamentação de transações comerciais de produtos ou serviços de empresas brasileiras.

Ele é fundamental para o controle da Receita Federal e mantém as transações realizadas categorizadas e relatadas.

Por isso, criamos esse conteúdo explicando tudo que você deve saber para implementar o invoice no seu negócio.

Mostramos as informações importantes, as taxas cobradas e, até, como aplicar no seu negócio. Leia até o final e descubra.

O que é documento invoice?

Você já ouviu falar no invoice?

Esse termo e inglês, refere-se justamente, a um documento emitido em transações comerciais internacionais com valores acima de US$ 3 mil (ou o equivalente em reais e quaisquer outras moedas).

Para que serve o invoice?

Esse documento tem sua emissão dada como obrigatória, em grande parte dos casos, e funciona como uma nota fiscal, controlando as importações e exportações de produtos e serviços.

Sua tradução literal significa fatura e deve ser usada para todos os clientes que estejam dentro dos pré-requisitos, sejam eles Pessoas Físicas ou Pessoas Jurídicas.

Esse documento é responsável por evitar a sonegação fiscal e, para estar em dia com a Receita Federal, é fundamental essas emissões.

Quais são as informações constantes no invoice?

O propósito do documento é informar todas as informações da transação internacional e, portanto, tem coisas como:

• Os dados das pessoas que estão por trás da negociação, ou seja, importador e exportador;
• Os dados completos da mercadoria ou do serviço, como preço, quantidade e peso;
• O valor pago pelo importador;
• A forma de pagamento combinada;
• Os dados e meio de transporte do frete;
• Os termos combinados da venda;

Se o seu comércio já trabalha com outros tipos de nota fiscal – como a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) ou até mesmo Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS) – não se preocupe. O invoice tem o mesmo objetivo!

Ele possui alguns sinônimos, então outros termos que você pode ouvir por aí são: Invoice Internacional ou Comercial Invoice.

Diferença do invoice obrigatório para facultativo

Como dito acima, o invoice nem sempre será obrigatória, mas é sempre recomendável, por exemplo:

• Emissão obrigatória: com o objetivo de regulamentar e registrar a transação comercial, qualquer valor acima de 3 mil dólares americanos deve ter emissão de invoice;
• Emissão facultativa: contempla os valores abaixo de 3 mil dólares americanos e, com ela, é possível o código da natureza da operação, evitando futuras crises;

Por quem deve ser feito o invoice?

Aliás, como em outras emissões de nota fiscal, o invoice deve ser feita por quem está vendendo um produto ou serviço e esse processo depende muito da região onde o negócio se encontra.

Quantas vias devem ser emitidas do invoice?

Ao preencher o documento, sendo indicado em inglês, é importante que sejam emitidos 3 vias idênticas assinadas e carimbadas pelo emissor.

Como receber o pagamento do invoice?

O pagamento do cliente é feito por transferência internacional, a escolha de como o cliente preferir, seja um banco com o serviço ou plataformas digitais especializadas na área.

Entretanto, há uma possibilidade conhecida e reconhecida no mercado:

• Paypal: sistema pioneiro em pagamentos online, o Paypal foi criado nos Estados Unidos para pagamentos em crédito.

Como emitir o invoice?

O invoice pode ser emitido por sistemas de geração de notas fiscais voltadas para o exterior. Entretanto, é interessante se informar com um contador da sua cidade e com a prefeitura, para captar as melhores informações.

Além disso, é preciso se atentar que: a emissão deve ser feita antes da saída do produto para o outro país.

Quais são as taxas cobradas?

Como toda emissão fiscal, há algumas taxas que serão cobradas em cima do invoice, mas também há outras que serão isentas.

Por exemplo, o Serviço de Qualquer Natureza (ISS) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), por serem impostos municipais e estaduais, recebem isenção.

Mas, o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF) deve ser pago e, a depender da natureza da operação, também é necessário a cobrança do Imposto de Renda.

Confira também: Avaliação de serviço: qual a importância para prestadores de serviços e clientes?

O que precisa ter no invoice?

Por ser uma emissão fiscal de controle governamental de transações, há uma série de informações que devem ser fornecidas no documento, como:

• Dados completos, como nome e endereço, do exportador/emissor;
• Dados completos, como nome e endereço, do importador/destinatário;
• Quando por encomenda, dados completos, como nome e endereço, do encomendante;
• Descrição completa com especificações da mercadoria ou do serviço prestado, incluindo a Nomenclatura Comum do Mercosul, nos idiomas português, inglês, espanhol ou francês (caso esteja em outro idioma, deve haver uma tradução para português);
• Data de emissão;
• Invoice Number, é o número do documento;
• Como a operação ocorreu, ou seja, tipo de transporte;
• Trajetória percorrida, envolvendo embarque e desembarque, podendo ser marítimo, aéreo, ferroviário, aquaviário ou rodoviário;
• Valor total da compra;
• Informações sobre o produto, ou seja, peso, preço, quantidade, largura, comprimento;
• Informações do pagamento, como a forma utilizada;
• International Commercial Terms, ou seja, as condições da venda;
• Assinatura de quem está emitindo o invoice.

Como aplicar o invoice na sua empresa?

Após se informar e estabelecer o uso do invoice, alguns cuidados devem ser tomados.

Por isso, na hora de contabilizar essas notas fiscais, o setor de contabilidade do seu negócio deve prestar muita atenção no fechamento de câmbio.

O que isso quer dizer?

No processo fiscal de exportação ou da contabilização das prestações de serviço, é essencial que os valores estejam corretos, da moeda que você recebeu para real.

Por exemplo, se você recebeu um valor de 3.000 dólares, com o dólar custando 5,57, é importante que em real esteja 16.710,00.

Isso poderá evitar confusões e problemas burocráticos sérios.

Essa variação cambial deve ser contabilizada com um cálculo que baseie o valor que estava no dia em que o negócio foi fechado.

Leia também: Descubra 5 técnicas para conquistar clientes desafiadores!

Benefícios de ter um contador nesse processo

Quando sonhamos em empreender, nunca lembramos da parte burocrática do processo.

Emissão de notas fiscais, além de importante, pode ser um processo confuso ou, até mesmo, chato.

O contador, profissional treinado para esses processos, torna-se essencial para essas entregas, dando o suporte necessário para você possa focar apenas no seu empreendimento.

Com o contador, você garante:

• Maior foco no próprio negócio, tendo em vista que as preocupações financeiras não serão suas;
• Melhor controle financeiro, pois você terá um profissional voltado apenas para o controle de gastos, indicando se a empresa está lucrando ou com prejuízo;
• Construção de um planejamento financeiro, em que ele conseguirá fazer melhores adaptações e encaminhar sua empresa para um melhor caminho;
• Habilidade em gestão, para além do setor financeiro, o contador tem habilidades da na área de gestão e pode te ajudar no gerenciamento dos funcionários;
• Papeladas prontas, principalmente com o invoice, o contador saberá exatamente como preparar, emitir e registrar a documentação;
• Suporte em uma perspectiva judicial, tendo em vista que o contador possui conhecimento suficiente para garantir que suas documentações estejam regulamentadas, organizadas e formalizadas, blindando você de possíveis processos;
• Arquivamento organizado, ou seja, será papel do contador organizar as documentações e deixar de uma maneira que, no futuro, seja fácil de encontrar as informações importantes;
• Economia de tempo, em um mundo que tempo é dinheiro, possui um contador para realizar os processos burocráticos diminui o seu gasto de tempo e, principalmente, os seus estresses, tendo em vista que seu papel será apenas conferir e assinar as papeladas.
• Formação de preço, tendo em vista que o mercado internacional é diferente, o contador pode dar o suporte necessário para a escolha dos preços adequados, lucrativos e competitivos em relação à concorrência;
• Segurança nas relações trabalhistas, pois ficará responsável pela folha de pagamento e documentos pessoais dos funcionários.

Percebe como a sua vida pode ser facilitada? É um custo-benefício sem comparação. 

Um contador empenhado e qualificado pode transformar o ritmo e os resultados do seu negócio.

Pronto para tornar seu empreendimento internacional e utilizar muito do invoice?

Agora, já podemos afirmar que você se tornou um expert no invoice, não é?

Você já sabe seu objetivo, as informações contidas, como funciona, dados importantes, quais taxas são cobradas, como implementar na sua empresa, o que preencher no documento, por que utilizá-lo, quando deve ser obrigatório e muito mais.

Agora só falta fazer do documento um hábito. E queremos te ajudar nesse processo.

Somos o GetNinjas, uma plataforma feita para conectar quem precisa com quem saber fazer. Se você é uma das pessoas que precisam, temos diversos contadores ao seu dispor por todo o Brasil. Conheça a nossa rede e encontre o contador que irá implementar, de vez, o invoice no seu negócio!
Mas se você é um contador e quer oferecer os seus serviços, nós podemos te ajudar também.