Como emitir nota fiscal e por que é importante

Uma dúvida muito comum de quem está começando a empreender é em relação  à importância de emitir nota fiscal, ou seja, qual o valor desse documento para a empresa e como emitir nota fiscal.

Ainda que esse processo pareça chato e burocrático, ele traz inúmeros benefícios para a organização, tendo em vista que, além de recolher os impostos corretamente, a emissão de nota fiscal é um requisito obrigatório.

Aproveite então para se aprofundar neste assunto, entendendo melhor sobre a importância desse documento, sua finalidade, penalidades em caso de não-emissão e muito mais. Continue conosco!

O que é nota fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica (ou NF-e), popularmente chamada de nota fiscal, é um documento que comprova as transações de compra e venda de produtos ou serviços, indicando que os tributos foram recolhidos pela Receita Federal e órgãos competentes.

Por isso, essa documentação é tão importante para o negócio, já que os impostos são descontados de forma correta e, assim, a empresa mostra que está em dia com o Fisco.

Ademais, além do fato de serem obrigadas por lei a emitir o documento, a maioria das organizações precisa emitir a nota fiscal com o objetivo de comprovar o seu faturamento. 

Logo, podemos notar ainda mais a importância de emitir nota fiscal, dado que essa rotina administrativa assegura a legalidade de um negócio.

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Para que serve a emissão de nota fiscal?

A nota fiscal é um documento de porte obrigatório pelas empresas que tem como objetivo o registro e regularização de todos os processos de compra e venda de mercadorias ou serviços, seja numa relação entre empresa e cliente ou empresa e fornecedores.

Essa documentação contém diversos dados de extremo valor para ambas as partes, como CNPJ, inscrição estadual do negócio, razão social da empresa, endereço, entre outros.

Aliás, outras informações sobre o produto ou serviço estão presentes no documento, o que possibilita uma eventual troca ou reparo, protegendo assim o consumidor. Dessa forma, dados como tipo, modelo, série e marca são alguns exemplos.

E uma vez que há mercadorias, segmentos e atividades empresariais distintas, o mesmo vale para a NF. 

Com isso, para cada tipo de operação comercial, existe um modelo específico de nota fiscal. Vejamos os principais modelos de nota fiscal:

• NFC-e, a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica: essa nota fiscal é o documento que substitui o antigo cupom fiscal, e geralmente é utilizado pelo comércio varejista, especialmente para entrega ao consumidor final;
• NFS-e, a Nota Fiscal de Serviço eletrônica: essa nota é usualmente emitida por prestadores de serviços, como MEIs ou estabelecimentos como academias, mecânicas, serviços de consultoria etc.;
• MDF-e, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais: quando uma carga tem mais de um destino e sempre que operações interestaduais estão sendo feitas, essa nota fiscal entra em ação;
• CT-e, o Conhecimento de Transporte eletrônico: sempre que houver um operação de frete ou transporte, essa nota fiscal deve ser levada junto da mercadoria;
• Nota Fiscal de Exportação e Importação: por fim, essa nota fiscal é usada quando um negócio braileiro vende mercadorias para outro país.

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Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal?

De acordo com a Lei N° 8.846, todas as empresas que vendem produtos ou ofertam serviços para pessoas físicas ou jurídicas devem emitir nota fiscal, independente se o negócio atende de modo presencial ou remoto.

Apenas a categoria de Microempreendedores Individuais (MEIs) estão isentos dessa obrigatoriedade, desde que a venda/prestação de serviço seja para uma pessoa física.

Isso porque, se a transação ocorrer para uma empresa, a emissão continua sendo obrigatória.

Por que é importante emitir sua nota fiscal?

A importância de emitir nota fiscal está em manter a empresa regular perante o Fisco, assim como atestar a existência de uma relação comercial entre uma organização e um consumidor. Isso demonstra que venderam um produto ou que houve a prestação de um serviço.

Ademais, essa comprovação é essencial para o fechamento e controle do fluxo de caixa do empreendimento. 

Leia mais: Você sabe o que é fluxo de caixa?

Logo, uma vez que o empresário se preocupa em como emitir nota fiscal, ele está mostrando para o cliente que ele se preocupa com sua segurança, o que aumenta a credibilidade e boa reputação da empresa.

Penalidades para empresas que não emitem nota fiscal

A Lei 8137/1990 determina que não emitir nota fiscal é configurado crime, assim como nos casos em que há alteração dos dados ou omissão de informações. Caso o empreendimento não cumpra a legislação, ele está sujeito a:

• Ter o CNPJ enquadrado como sonegador fiscal, situação na qual a pena se dá pela reclusão entre seis meses a um ano ou pagamento de multa em até 10X o valor omitido na operação;
• Ter os produtos apreendidos, uma vez que a fiscalização se depare com o transporte de carga sem a presença de nota fiscal, ou ainda quando as mercadorias estiverem sendo enviadas pelos Correios. Nesse caso, é preciso pagar a multa pelo Termo de Apreensão e Depósito (TAD) e o tributo de ICMS.

Além desses problemas, não podemos esquecer que a imagem da instituição fica prejudicada perante o mercado.

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Outro ponto relevante sobre as penalidades na hora de emitir nota fiscal, é que a sequência numérica do documento é igualmente passível de penalidades do Fisco.

Sendo assim, se constatarem uma alteração nessa sequência  –  incluindo um número pulado  – , acontece o que as entidades reguladoras chamam de “falta de inutilização de número”, ou seja, ocorre a “rejeição de NF-e”. 

Aqui, a SEFAZ estadual deve ser imediatamente informada visando maiores ocorrências.

Por fim, se uma nota fiscal necessitar de cancelamento, isso deve ser feito em até 24h pelo contribuinte. 

Se não houver comunicação para o Fisco, a empresa pode ter que arcar com uma multa de até 10% sob o valor da nota.

Como emitir nota fiscal?

“Como emitir nota fiscal”, “Como fazer nota fiscal”, “O que eu preciso para emitir as notas da minha empresa”. Essas e outras perguntas são frequentes e estão presentes na maioria dos negócios no começo das atividades.

Se este é o seu caso, fique tranquilo, pois vamos explicar agora os passos necessários para realizar essa tarefa e ficar em dia com os órgãos fiscais. Acompanhe!

Leia mais: Como emitir uma nota fiscal eletrônica

#1 – Se informe de quais notas emitir

O primeiro passo para emitir nota fiscal, é saber qual o tipo de documento expedir, se é uma nota de produto, serviço, do consumidor etc.

Essa emissão depende do enquadramento tributário do negócio, bem como a situação cadastral do estabelecimento.

Em casos como esses, o apoio de profissionais contábeis é muito valioso, pois eles saberão orientar quais notas fiscais o seu negócio precisa emitir.

#2 – Adquira um certificado digital

Depois de entender quais notas emitir, é necessário adquirir um certificado digital, que é um tipo de arquivo virtual que funciona como uma assinatura digital do negócio.

Basicamente, existem dois modelos de certificado, o A1 e o A3, cada um com suas especificidades, vantagens e desvantagens.

Embora o processo de credenciamento do certificado digital seja um pouco burocrático na maioria dos casos, esse trabalho é primordial para que sua empresa garanta os direitos do cliente e tenha os dados seguros.

#3 – Credencie a empresa no órgão competente

Nesse ponto, as orientações variam, já que a depender do tipo de nota fiscal, o procedimento é diferente. Assim, as autorizações e licença necessária para emitir a nota fiscal mudam de acordo com o documento em questão.

Em geral, os principais órgãos consultados para os procedimentos legais são a SEFAZ estadual e a Secretaria Municipal de Tributos/Finanças.

#4 – Contrate um emissor de nota fiscal

Se você trabalha com um baixo número de emissões de nota fiscal utilize software gratuito. A título de exemplo os oferecidos pelas prefeitura ou pelo SEBRAE dão conta do recado.

No entanto, em alguns municípios ou estados essa expedição pode ser dificultosa, principalmente se a empresa é de médio ou grande porte, o que a faz ter uma alta demanda diária de emissões, justificando a aquisição de um emissor de nota fiscal.

Em geral, os sistemas de gestão ERR oferecem um módulo especial para essa função, automatizando o trabalho e trazendo produtividade aos responsáveis pela expedição do documento.

Leia mais: Como fazer emissão de recibo para prestador de serviços?

Ainda com dúvidas sobre a nota fiscal? Conte com o apoio do GetNinjas! 

Hoje, nós aprendemos sobre a importância de emitir nota fiscal. Como vimos, além de ser um requisito obrigatório por lei, essa emissão é essencial para assegurar os direitos do cliente e manter a empresa com uma boa viagem.

No entanto, pode ser que, mesmo com as informações que trouxemos, você ainda tenha ficado com dúvidas a respeito de como emitir nota fiscal. 

Se essa é sua situação, fique tranquilo, pois os profissionais do GetNinjas estão a seu dispor para tirar todas as suas dúvidas.

Então, caso você precise de maiores dados sobre nota fiscal, uma boa dica é fazer uma consultoria de economia e finanças, a fim de esclarecer os seus questionamentos. 

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