Você sabe qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Quando você vai  a uma consulta médica particular, deve pedir um recibo ou uma nota fiscal? E quando compra um sapato? O que eles te dão como comprovante e garantia da compra? Um recibo ou uma nota? 

De maneira idêntica, vamos supor que você esteja abrindo um salão de beleza para oferecer seus serviços. O que você deve usar: recibo ou nota fiscal? Pode usar qualquer um? Qual a diferença entre eles? Quais são as vantagens de usar notas fiscais na sua microempresa? Quanta pergunta! 

Muita gente tem dúvida sobre a finalidade do recibo e da nota fiscal. Da mesma forma, se você também não entende muito bem qual a diferença entre eles, nem se eles são necessários para o seu negócio, fique tranquilo. 

Leia mais: Qual a diferença entre planejamento e controle financeiro?

Vamos explicar algumas coisas sobre esses dois tipos de documentos contábeis que fazem parte do nosso sistema de tributação e, por isso mesmo, devem ser levados à sério para que você não tenha problemas com a fiscalização tributária.

Você vai ver que, independentemente do tipo de documento que você vai usar, ambos servem para:

• Garantir segurança ao consumidor, tanto na compra de um produto, como no uso de algum serviço
• Prestar contas à Receita Federal da movimentação financeira do seu negócio, no caso do salão de beleza, por exemplo

Antes de mais nada, fica claro que esses documentos são importantes para a realização de um bom negócio.

Então, vamos começar pelo recibo.

O que é recibo?

Em termos gerais, recibo é um documento que comprova a quitação de uma dívida ou parte dela, se o pagamento do produto ou serviço for parcelado. 

O recibo pode ser usado na apuração de impostos e tributos para os tipos de transações comerciais autorizadas pela legislação.

Profissionais liberais e/ou autônomos que não possuem CNPJ emitem o recibo, ou seja, aqueles que não estão vinculados a uma empresa, nem são MEI. Em outras palavras, isso quer dizer que um psicólogo, por exemplo, pode podem emitir recibos para Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, por meio do seu CPF.

Para além de comprovar a realização do pagamento, os recibos servem para o controle financeiro de seus serviços, o que possibilita enviar informações exatas dos valores recebidos ao fisco, e a consequente dedução correta do valor do imposto a ser pago ao governo.

Bem como, emite-se o recibo em duas vias: uma fica com o cliente ou consumidor e a outra fica guardada para ser usada na hora da prestação de contas ao fisco. 

O recibo deve conter:

• Informações gerais do cliente
• Dados essenciais do profissional liberal e sua assinatura
• Valor do serviço prestado
• Descrição do serviço prestado
• Data de emissão
• Numeração específica 

Esses dados podem variar conforme o serviço prestado. Devido à variedade de recibos, referente ao pagamento de um aluguel ou a uma consulta médica, por exemplo, vale a pena entrar em contato com um contador para te ajudar a fazer as coisas da maneira correta.

Leia mais: Como fazer modelo de recibo para prestador de serviços

Veja, agora, quando usar um recibo.

Quando usar o recibo?

Podem usar o recibo: 

• Profissionais liberais, para comprovar a prestação de serviços, conforme exemplificado anteriormente.
• Empresas, quando forem contratar algum serviço esporádico por um profissional sem CNPJ. No caso de um serviço terceirizado deste tipo, utiliza-se o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) para comprovar a realização do serviço por ambas as partes. 
• Empresas, no pagamento de salários. Também chamado de contracheque ou holerite, demonstra os vencimentos de um trabalhador e serve como comprovante de renda do seu trabalho. 
• Imobiliárias, na locação de um imóvel. O chamado Recibo de Locação de Bens comprova a quitação da dívida do locatário, servindo para evitar que o locador cobre novamente o que já foi pago e para quitação de débitos em ações judiciais.

Vale lembrar que os recibos devem ser emitidos no local e dia em que o serviço foi realizado, preferencialmente após o pagamento. 

Leia mais: Emissão de recibo: Evite os 5 erros mais comuns

Agora, vamos entender sobre a nota fiscal. 

O que é nota fiscal?

Muita gente não sabe que a nota fiscal não apenas comprova a compra de um bem ou uso de um serviço, mas serve para transferir a propriedade de determinado produto ou serviço.

O que quer dizer isso? Que ao comprar um tênis, por exemplo, você recebe uma nota fiscal garantindo que aquele tênis é seu. Vale para a compra de qualquer produto, mesmo sendo feita online. Nesse caso, é emitida uma NF-e, ou seja, uma Nota Fiscal eletrônica. E como na emissão de um recibo, a emissão da nota fiscal deve ser feita assim que finalizada a transação.

De maneira idêntica, como é necessário ter um CNPJ para emitir uma nota fiscal, muitos profissionais autônomos têm se tornado microempreendedores individuais (MEI). Isso quer dizer que vale a pena emitir notas fiscais?

Em termos legais, é obrigatória a emissão de notas fiscais para regularizar todos os tributos com o Fisco. Por certificar a legalização e registro das mercadorias vendidas pela sua empresa, por exemplo, a sua credibilidade no mercado aumenta e garante ao consumidor a compra de um produto de qualidade. 

Nesse sentido, no caso do MEI, outra vantagem trazida pela nota fiscal é a oportunidade de fechar negócio com empresas e órgãos governamentais que só aceitam esse tipo de comprovante contábil. Ao realizar algum tipo de transação comercial para Pessoa Física, o MEI não precisa emitir uma nota fiscal. Esta é a exceção, no caso de empreendedores. 

Leia mais: Como emitir uma nota fiscal eletrônica

O uso da nota fiscal é uma maneira que o governo tem de verificar e controlar as transações comerciais que acontecem no Brasil e evitar a sonegação. Caso a nota não seja emitida, a multa é equivalente a 10 vezes o valor da nota e, havendo reincidência, o empreendedor pode ser preso por até 5 anos. Não é pouca coisa.

Falando nisso, você sabia que existem 13 tipos de notas fiscais? Um contador pode te ajudar a fazer uso da mais apropriada para a sua empresa. 

Quando usar a nota fiscal?

As empresas utilizam a nota fiscal durante:

• A venda de produtos;
• A prestação de serviços;
• Para transportar as mercadorias;
• Para comprovar a devolução de produtos;
• Para comprovar contratos de serviços;
• Na doação de bens;

Leia mais: Nota fiscal: Esclarecemos 4 principais dúvidas

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Como você viu, a principal diferença entre a emissão de recibo e de nota fiscal diz respeito à finalidade de cada documento: 

• Profissionais liberais e/ou autônomos emitem o recibo para atestar o recebimento de valores pelo seu trabalho, comprovando a quitação de dívida
• A nota fiscal também comprova o direito de propriedade da mercadoria no ato da compra

De mesmo modo, as transportadoras só aceitam transportar mercadorias quando a nota fiscal estiver anexada ao produto, porque essa é a maneira de atestar que o produto foi transferido de um proprietário a outro. 

É preciso conhecer bem a área para entender como funciona cada caso e especificidade. Se tiver dúvidas, fale com um contador. Ele vai poder te direcionar da melhor maneira e te explicar cada detalhe.

Mas enquanto cliente ou consumidor, você saberia dizer quando deve pedir um recibo ou uma nota fiscal?

Então, dê uma olhada.

Quando pedir cada um deles?

Em suma, você pode pedir em qualquer transação comercial. 

Em primeiro lugar, porque servem como comprovantes de que a compra foi realizada ou o serviço foi prestado. Isso quer dizer que alguém pagou e alguém recebeu (esse “alguém” podendo ser uma empresa). 

Vamos ver alguns motivos pelos quais devemos, sempre, pedir os comprovantes de pagamento:

• Quando não recebemos a nota fiscal por uma compra, isso pode significar que estamos favorecendo possíveis sonegações.
• Com o intuito de garantir o pagamento de impostos pelas empresas, o Governo de São Paulo, por exemplo, devolve aos consumidores que pedem nota fiscal até 20% do valor gasto, em desconto no IPTU ou em transferência bancária. É um grande incentivo, por parte do governo, para manter o controle sobre as transações comerciais e, para o consumidor, a garantia de receber o que tem direito com um bônus.  
• Se tivermos alguma reclamação quanto ao produto recebido e precisarmos efetuar a troca, o Procon pode ajudar, desde que tenha a nota fiscal com todas as informações sobre o que comprou. Você pode usar também em processo jurídico, com o auxílio de um advogado, se for o caso. Isso se a empresa não resolver o problema, é claro.

Parece até que não há muito a dizer sobre recibos e notas fiscais, mas pelo contrário muita coisa ficou de fora. É difícil dar conta de tudo, não é mesmo? 

O que podemos dar conta é de garantir os nossos direitos enquanto consumidores de serviços e, olha que chique, proprietários dos nossos bens, muitas vezes adquiridos com muita força de trabalho. 

Em conclusão, não se esqueça: peça sempre seu recibo ou nota fiscal. 

Dessa forma, contrate um profissional de contabilidade no GetNinjas para te ajudar com essa demanda.

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