O que é um relatório financeiro?

Antes mesmo de abrir uma empresa, é fundamental elaborar um plano de negócios que funciona como um projeto para verificar a possibilidade de inserção do seu negócio no mercado.

É por meio deste plano que o empreendedor vai verificar a situação do mercado. Em termos gerais, essa ferramenta vai buscar responder às seguintes questões:

• Existe um grupo interessado em comprar o seu produto ou consumir o seu serviço?
• Como os concorrentes estão trabalhando?
• Qual vai ser o valor do produto ou serviço?
• Qual o diferencial do meu produto ou serviço?
• Existem fornecedores disponíveis? Mais de um?
• Como vou fazer o marketing do meu negócio?
• Preciso de colaboradores? Quantos?
• Vou abrir um e-commerce ou uma loja física?
• Qual o investimento inicial para abrir a empresa? 
• Quais serão os gastos fixos?
• Preciso de investidores?
• Quanto preciso ganhar para manter a empresa funcionando sem maiores problemas?

Leia mais: Vale a pena fazer um empréstimo para investir em seu negócio.

Isso tudo para dizer que um bom plano de negócios deve dar conta da parte operacional, do marketing e das finanças da sua empresa com o máximo de detalhes possível. 

Perceba que muitas das questões dizem respeito ao financeiro, porque, afinal, só posso abrir e manter meu negócio se estiver com esse tópico sob controle. E é aí que entra o relatório financeiro, um instrumento de gestão que apresenta dados financeiros compilados e descritivos em um determinado período de tempo. 

Mas por que o relatório financeiro é um instrumento de gestão?

Justamente por possibilitar ao gestor fazer análises frequentes desses dados, conforme os períodos estipulados, para acompanhar a saúde financeira da empresa e fazer os ajustes necessários, caso se perceba a chegada de um desequilíbrio insustentável nas contas. 

É através da análise desses relatórios que será possível entender tudo o que está acontecendo na empresa, em termos financeiros, e:

• identificar o melhor momento para o corte de alguma despesa;
• propor estratégias de crescimento a curto, médio e longo prazo;
• pensar no melhor tipo de investimento;

Leia mais: Como manter a saúde financeira da sua empresa?

Apesar de ser uma tarefa de cunho mais operacional, é importante que os relatórios financeiros sejam elaborados por profissionais qualificados, pois esses dados precisam ser confiáveis e de fácil interpretação, afinal, vai ser a partir deles que os gestores vão tomar as melhores decisões para o negócio.

Um número com um 0 a menos ou um 0 a mais faz toda a diferença, não é mesmo? Por isso, todo o cuidado é pouco na geração de um relatório financeiro.

Na indisponibilidade de sistemas de gestão, era frequente a elaboração desses relatórios em planilhas. Nesse sentido, era mais comum o aparecimento de erros. Hoje existem vários softwares disponíveis no mercado que automatizam esse processo e que ajudam no controle das finanças de sua empresa, como:

• Bling 
• Conta Azul
• Controlle 
• EGestor
• Gestão Click
• Granatum Financeiro
• Nibo
• Quickbooks

Cabe ao empreendedor pesquisar sobre as diferenças entre cada um deles e entender qual se aplica melhor ao seu negócio ou falar com um profissional da área.

Leia mais: 7 ferramentas que todo empreendedor precisa conhecer

5 tipos de relatórios financeiros

Falamos de relatórios financeiros no sentido mais amplo, mas existem diferentes tipos deles. Veja quais são os 5 relatórios financeiros mais essenciais, conhecidos e usados:

Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC)

Esse é o relatório financeiro mais recorrente na empresa, que deve ser feito diariamente ou até em, no máximo, 2 meses. Isso porque ele apresenta as entradas e saídas do dinheiro.

É por meio deste tipo de relatório que o gestor vai conseguir analisar a capacidade financeira da empresa ao verificar o impacto de cada uma das movimentações financeiras.

Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

Este também é um relatório de fluxo de caixa, só que mais complexo e detalhado. O DRE pode ser feito mensalmente, a cada 3 meses, 1 vez por semestre ou 1 vez por ano. 

Por abranger um período mais longo, ele demonstra uma visão mais ampla do que está acontecendo na empresa. Podemos pensar assim: enquanto o DFC foca no micro, o DRE foca no macro.

Veja o que pode ser analisado pelo DRE:

• Total de despesas;
• Custos relacionados aos produtos ou serviços;
• Receita total de vendas;
• Lucros das operações;
• Impostos sobre os produtos ou serviços;
• Nível de endividamento;

Lembrando que os dados demonstrados são relativos a um determinado período de tempo.

Relatório de contas a pagar e a receber

Assim como o Demonstrativo do Fluxo de Caixa, esse relatório deve ser feito com  muita frequência, pois registra quais são as contas a pagar e a receber, o que, dependendo do tamanho da empresa, acontece praticamente todos os dias. 

Esse tipo de relatório é muito eficaz no controle das contas a pagar, assim como no que deve ser recebido pelo cartão de crédito, que se estende por mais meses.

Balanço patrimonial

Como o próprio nome diz, o balanço patrimonial engloba toda a movimentação da empresa, ou seja, reflete o balanço do patrimônio da empresa. Geralmente é elaborado a cada 12 meses. 

Nele, você vai encontrar:

• Ativos, ou seja, os bens e direitos;
• Passivos, ou seja, as obrigações com terceiros;
• Patrimônio líquido, obrigações com a própria empresa;

Por exigir um conhecimento técnico maior em contabilidade, geralmente este tipo de relatório é feito por contadores ou assessorado por eles. 

Planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário é um relatório feito em períodos mais longos, de 6 em 6 meses ou uma vez ao ano, com o objetivo de comparar os resultados entre esses períodos e ter uma visão geral do comprometimento do orçamento. 

O planejamento orçamentário do período atual também serve para prever gastos e investimentos e conseguir estruturar o orçamento seguinte.

Por que é importante criar um relatório financeiro para a sua empresa?

Os relatórios financeiros são instrumentos de controle financeiro. Por meio dos dados e informações apresentados nesses relatórios, é possível tomar as melhores decisões financeiras para a empresa em cada período.

Exemplos:

• Saber quando cortar gastos e quais gastos podem ser cortados;
• Saber qual o melhor investimento de acordo com a análise das finanças nas diversas áreas;
• Saber quanto dá para gastar sem ficar no prejuízo;

Esse controle minucioso ajuda a prevenir a falência do seu negócio. Todo mundo sabe que é muito mais difícil sair do endividamento do que se prevenir para não chegar lá.

Leia mais: Erros evitar ao cuidar de suas finanças

Como fazer um relatório financeiro

Mesmo havendo vários tipos de relatórios financeiros, todos têm a ver com registrar as informações financeiras. Então, confira itens que não devem ficar de fora da construção de um relatório financeiro.

Centralizar e padronizar as informações

Lembra quando falamos da importância dos dados corretos para não haver erro na interpretação e tomada de decisão? Pois quando falamos em centralizar e padronizar as informações, significa que os dados  e informações relevantes devem estar reunidos em um único lugar e separados por categorias para serem localizados com mais facilidade.

Existem várias plataformas financeiras que fazem este trabalho, o de centralizar e organizar os dados para serem consultados e extraídos, também com facilidade. Já ouviu a expressão “tempo é dinheiro”? Pois quanto menos tempo for usado para uma tarefa desse tipo, mais tempo para análise dos relatórios, por exemplo.

Simplificar as informações

Para que complicar se dá para simplificar? Na elaboração de um relatório, é importante simplificar as informações e destacar o que for mais relevante, conforme o tipo de relatório. 

Atualizar as informações

Ainda na mesma esfera, para haver erros ou inconsistência, é importante manter os dados atualizados. 

Minimizar chances de erros

Para evitar erros, é importante manter os dados atualizados e acompanhar o processo, de acordo com a frequência estipulada para cada tipo de relatório financeiro.

O uso de programas ou ferramentas, como as citadas anteriormente, também ajudam a evitar erros ou falhas, além de otimizar o tempo dos colaboradores ou responsáveis pelo registro dos dados, o que nos leva ao próximo item.

Automatizar tarefas

Os softwares de gestão digitalizam os processos repetitivos, o que garante maior agilidade, integridade e economia de esforços. Em empresas grandes ou com intenso fluxo financeiro, a automatização das tarefas é ainda mais necessária. 

Usar dados para a tomada de decisão e apresentação das finanças

Ao registrar os dados financeiros da empresa, de forma inteligente e eficaz, os gestores terão condições mais realistas para tomar decisões. Por isso, é importante que os relatórios financeiros sejam elaborados com a representação gráfica dos números. Afinal, nem todo mundo é fera em matemática.

Os relatórios financeiros precisam ser de fácil interpretação para qualquer pessoa interessada em saber do histórico financeiro da empresa e dos registros atuais. Isso vale para colaboradores, investidores e fornecedores.

Podemos pensar que assim como um plano de negócio, os relatórios financeiros servem para apresentar uma boa imagem da empresa, estruturada e de confiança. 

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